Inspiracje

Dane pokazują jedynie ułamek rzeczywistości – sondowanie klimatu organizacji przed wdrażaniem zmian

W firmie  przeprowadzono dogłębną analizę wewnętrznych procesów. Szykują się znaczące zmiany struktury organizacyjnej podyktowane sytuacją na rynku. Zgodnie z decyzją zarządu, dwa działy firmy zostaną połączone, by zwiększyć efektywność i elastyczność produkcji. Menedżerowie zgadzają się z tym, że to rozsądny kierunek, jednocześnie powątpiewają czy zmiana się powiedzie. Każdy przecież słyszał o długotrwałych problemach we współpracy pomiędzy pracownikami działów, które teraz mają zostać połączone.

Czy przy podjęciu decyzji zarząd wziął pod uwagę wszystkie dane? Czy to realne, by wdrożenie zmiany zakończyło się sukcesem?

Wielokrotnie w rozmowach z pracownikami słyszymy, że większość zmian wprowadzanych w firmach kończy się niepowodzeniem. Zanim organizacja wybiegnie w przyszłość i przygotuje plan wdrożenia, warto zatrzymać się i przeprowadzić dogłębną diagnozę aktualnej sytuacji. Solidna analiza może ustrzec firmę przed drobnymi, jak również spektakularnymi porażkami.

Twarde dane mówią wszystko

Aby podjąć decyzję, potrzebuję danych. – takie zdanie często słyszymy w organizacjach. Niewątpliwie to, nad czym w pierwszej kolejności pochylą się menedżerowie firmy przy planowaniu zmian będzie analiza czynników ekonomicznych, twardych danych oraz wyników badań prowadzonych w przedsiębiorstwie. Źródłami informacji dotyczącymi kultury organizacyjnej są oceny pracownicze, wskaźniki rotacji, badania satysfakcji i zaangażowania pracowników, analiza absencji itp. Z jednej strony, cały katalog danych przyczynia się do poszerzenia wiedzy menedżerów, z drugiej stwarza uzasadnione ryzyko: im więcej danych tym trudniej ujrzeć obraz całości.

Kiedy w firmie pojawia się potrzeba wprowadzenia ważkich zmian, warto zadać podstawowe pytania: Jakie czynniki aktualnie wpływają na organizację taką, jaka jest? Co wpływa na jakość i skuteczność pracy w zespołach oraz realizację celów firmy? Zastanówmy się, kto powinien udzielić odpowiedzi na te pytania – być może wynikają one z danych uzyskanych wewnątrz firmy?

Obraz sytuacji w oczach pracowników

Przewrotnie, jednym z podejść jest uzyskanie możliwie kompletnego obrazu organizacji poprzez rezygnację w pierwszym kroku z prób przyporządkowania jej do określonego typu na podstawie analizy danych lub przy pomocy wskaźników. Na firmę warto spojrzeć wielowymiarowo i włączyć w ten proces pracowników.

Alternatywą dla gromadzenia i analizy ustrukturyzowanych danych przy planowaniu zmian, jest podejście eksploracyjne polegające na odkrywaniu pewnych zależności, wzorców, prowadzących do sformułowania hipotez wyjaśniających aktualną dynamikę organizacji. Dopiero po uzyskaniu wiedzy w tym obszarze menedżerowie są w stanie bardziej świadomie planować interwencje. Soczewką skupiającą światło na różnych procesach i zjawiskach w firmie jest  otwarta, jakościowa obserwacja:

  • zachowań pracowników,
  • zagadnień, które są spontanicznie poruszane przez pracowników, opisujące panujący w organizacji klimat, warunki współpracy i styl zarządzania.

Szczególnie intrygujący, a zarazem wnoszący nową jakość w dotychczasowe postrzeganie sytuacji wewnątrz firmy, może być drugi z powyższych podpunktów. Pracownicy mają dostęp do własnych obserwacji, intuicji i doświadczenia w pracy w organizacji, które niemożliwe jest do wyodrębnienia za pomocą typowych badań. Przysłuchiwanie się temu, o czym mówią, co czują i obserwują w przedsiębiorstwie ludzie to ważny obszar rzeczywistości organizacyjnej, niedostępny do wglądu za pomocą ankiet, kwestionariuszy, czy też ustrukturyzowanych wywiadów.

Z naszych doświadczeń wynika, że usłyszenie głosów  pracowników w rozmowie o organizacji, potrafi rzucić nowe światło na to, co dzieje się wewnątrz firmy. Zrozumienie klimatu organizacji i wyłonienie jej obrazu z wielowymiarowej – pracowniczej perspektywy może stanowić fundament do podjęcia adekwatnych decyzji o działaniach, np. prowadzących do skutecznego połączenia dwóch działów, jak w przywołanym przykładzie na początku artykułu. Jedną z metod prowadzenia takiej rozmowy w organizacji jest Listening Post.

Sonda kultury organizacyjnej

Listening Post to jakościowe badanie grupowe, w którym pracownicy są zaproszeni do wspólnego namysłu nad doświadczeniami związanymi z pracą w firmie. Praca opiera się na założeniu, że grupa analizując swoje doświadczenia, może również wyrażać nieświadome mechanizmy większego systemu, którym jest organizacja. Warsztaty Listening Post stanowią niejako „sondę” kultury organizacyjnej.  Do udziału zapraszani są pracownicy z różnych stanowisk i działów firmy – możliwe jest zorganizowanie jednego lub kilku spotkań dla różnych grup. W metodzie znaczenie ma jej pogłębiony charakter; umożliwia analizę i stawianie systemowych hipotez. W połączeniu z obserwacjami oraz wywiadami z kluczowymi pracownikami, wyłania się kompletny, często zaskakujący obraz organizacji, uwzględniający jej teraźniejszy społeczny i psychologiczny rys.

Jakich rezultatów można się spodziewać?

Metoda pozwala uzyskać jakościowy wgląd w kulturę organizacji w danym momencie, w czynniki wpływające na organizację – sposób pracy i efektywność zespołów. Pracownicy identyfikują mechanizmy, które aktualnie mają największe znaczenie dla działania systemu organizacyjnego. Uczestnicy spotkań są autorami hipotez wyjaśniających najważniejsze dostrzeżone i nazwane zjawiska w firmie. Zaproszenie pracowników do dialogu i stawiania hipotez wzmacnia współodpowiedzialność oraz buduje podstawy dla ich przyszłego zaangażowania we wprowadzenie zmian w organizacji.

Zachęcając pracowników do pogłębionych obserwacji przez Listening Post kadra zarządzająca może uzyskać wiedzę:

  • o kluczowych charakterystykach dynamiki organizacji oraz kultury organizacyjnej, mających wpływ na efektywność funkcjonowania firmy;
  • w jakim stopniu kultura organizacyjna wspiera realizację podstawowych zadań firmy, a kiedy jest dla niej barierą;
  • o tendencjach sprawiających, że obecny stan rzeczy jest utrwalany lub ulega zmianie.

Organizacja bogatsza w bezcenną wiedzę

Twarde dane to nie wszystko. Wglądy i hipotezy wynikające z rozmów z pracownikami o dynamice organizacji, mogą stać się bezcenną podstawą do wyznaczenia działań zmierzających do osiągnięcia celu, minimalizując ryzyko niepowodzenia wdrożenia zmian.

Korzyści z tego podejścia będą czerpać organizacje, które chcą lepiej rozumieć, co dzieje się wewnątrz firmy, planują zmiany lub przygotowują się do aktywnej pracy z kulturą organizacyjną, a jednocześnie wierzą w wartościowy wkład, jaki stanowi perspektywa pracowników i rozmowa o klimacie organizacyjnym, do podjęcia strategicznych decyzji.

Autor

Aneta Marek

Konsultant ds. projektów rozwojowych, menedżer procesu sprzedaży

Skontaktuj się z nami
Skontaktuj się z nami