Rozmowa z Magdaleną Swobodą-Młynarczyk o facylitacji
Magdalena Swoboda-Młynarczyk, Aneta Marek
Przeczytanie tego artykułu zajmie Ci: 7 min
W tym artykule znajdziesz:
Aneta Marek: Jakie odkrycia na temat pracy z grupami wynosiłaś ze Szkoły Facylitatorów?
Magdalena Swoboda-Młynarczyk: Gdy rozmawiam z różnymi osobami o facylitacji, spotykam się z podejściem, że to taka burza mózgów, którą każdy potrafi poprowadzić. Pytanie jak każdy z nas ocenia jej efekty, czy uczestnicy byli i aktywni, i zaangażowani, czy wydarzył się proces kreatywny?
Jednym z fascynujących odkryć po ukończeniu Szkoły Facylitatorów było uświadomienie sobie istnienia procesów grupowych. Uczestniczyłam wcześniej w różnych warsztatach, ale będąc facylitatorem, zrozumiałam jak ważna jest opieka nad tymi procesami, tak aby prowadzić grupę od początku do końca, i to na dodatek do zaplanowanego końca, a nie do przypadkowego. Dostrzegam jak istotna jest rola osoby, która bierze odpowiedzialność za proces, a jednocześnie nie uczestniczy w nim merytorycznie. Dopiero z takiej neutralnej pozycji można pełniej dostrzec pracę poszczególnych osób i całej grupy.
W trakcie Szkoły po raz pierwszy zetknęłam się z zagadnieniem procesu grupowego. Dzięki temu nauczyłam się dostrzegać ów proces nie tylko w trakcie warsztatów, ale także w codziennej pracy. Zdecydowanie lepiej widzę jak tworzą się relacje i interakcje, kształtują koalicje, pojawiają konflikty. To wszystko dzieje się naturalnie, jednak trudniej to wychwycić w roli osoby, która organizuje burzę mózgów i jednocześnie bierze w niej udział. Facylitator, który pozostaje na zewnątrz, koncentruje się na tym, aby uczestnikom dobrze się ze sobą pracowało. Dzięki temu znaczenie łatwiej dostrzega te grupowe mechanizmy, może wesprzeć grupę w dotarciu do celu.
To dla mnie ogromna satysfakcja, że dzięki Szkole Facylitatorów nauczyłam się rozpoznawać i rozumieć proces grupowy.
Jaka jest Twoja definicja facylitacji?
Często sięgam do definicji, które są ogólnie dostępne, dlatego, że po prostu się z nimi zgadzam. Najłatwiej wytłumaczyć w czym facylitacja pomaga i do czego służy. To wsparcie pracy grupy ludzi w osiągnięciu danego celu – to definicja, która sprawdza się w mojej pracy.
Jakie korzyści i rezultaty można wynieść ze spotkania, które jest prowadzone przez facylitatora?
Oczywiście są to mierzalne efekty w postaci np. spisanych map myśli, pomysłów, listy rozwiązań. Rezultatem będzie wszystko, na co się umówimy z grupą i osiągnięcie czego facylitator aktywnie wspiera. Ciekawszy jednak jest niematerialny efekt, np. stworzenie takiej atmosfery, która sprzyja otwartej wymianie wiedzy, dzieleniu się doświadczeniami, nawet tymi trudnymi. Często wydaje się, że aby wymienić się wiedzą, wystarczy siąść z kimś przy stoliku w kawiarni i zacząć rozmawiać albo w trakcie przerwy konferencyjnej rozpocząć konwersację przy stoliku koktajlowym. Nie mamy pewności, czy do tej wymiany wiedzy faktycznie dochodzi i czy wspiera ona cel, który jest dla nas ważny. Jako facylitatorzy możemy stworzyć ku temu warunki.
Jakiś czas temu pracowałam z grupą i z przyjemnością obserwowałam jak niesamowicie urósł poziom zainteresowania i koncentracji. Uczestnicy słuchali się z nieprawdopodobną uwagą. Podchwytywali słowa poprzednika i rozwijali je, dodawali swoje komentarze, a przy tym nie przerywali sobie nawzajem. Inspirowali się. Osiągnęliśmy efekt, który zdefiniowałam jako wymiana wiedzy. To nie jest coś materialnego ani fizycznego. To jest coś czego można doświadczyć i co zostaje z uczestnikami spotkania. Uważam, że to jeden z bardziej wartościowych efektów, jakie można dzięki facylitacji osiągnąć.
Czego potrzeba aby stać się facylitatorem?
Facylitotorowi pomaga uważność i umiejętność skoncentrowania uwagi na innych. Istotne jest nie tylko to, co ludzie mówią, ale też to, co chcą powiedzieć, co niekoniecznie jest werbalizowane. Facylitator powinien umieć wychwycić to, że ktoś chce coś powiedzieć, ale nie wie do końca jak. Daje tej osobie czas i przestrzeń do tego by sformułowała swoją myśl w czasie odpowiednim dla siebie. Nie zawsze jesteśmy na tyle skoncentrowani lub wypoczęci, aby szybko i sprawnie przechodzić do sedna. Są sprawy, które wymagają dłuższej chwili namysłu i zderzenia się z innymi.
Poza tym grupa, różnymi dygresjami, może odejść od meritum pracy. Zdarza się też, że zdefiniowany początkowo problem, schodzi na dalszy plan, gdy okazuje się, że grupa poruszyła temat, który jest ważniejszy. Może okazać się, że to jest tak naprawdę istota problemu, na co facylitator musi potrafić elastycznie zareagować.
Czego szukałaś wybierając program facylitacji dla siebie?
Przy rozważaniu programu szkoleniowego szukałam czegoś, co byłoby tak samo użyteczne jak studia, które ukończyłam. Wiele rzeczy, których się wówczas nauczyłam, do dziś wykorzystuję w pracy. Szukałam kierunku, który doda coś nowego do teorii, którą już znam i rozwinie aspekt praktyczny. Jestem bardzo zadowolona ze Szkoły Facylitatorów Wszechnicy UJ, bo dokładnie to znalazłam, a wszystko czego się nauczyłam w szkole stosuję, w zasadzie od samego początku w praktyce. Wiedza z kursu materializuje się w życiu. Wracam do notatek, materiałów i na ich podstawie przygotowuję się do warsztatów i codziennej pracy.
Do Szkoły Facylitatorów przychodzą zarówno osoby zainteresowane rozwojem kompetencji jak również te, dla których praca z grupą to duża trudność. Czego mogą się nauczyć?
Należę do osób, które przez większość zawodowego życia kierowały, czy to zespołami, czy projektami. Oczekiwano ode mnie sprawnego rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji. To doprowadziło do założenia, że muszę działać szybko, przez co często pracowałam indywidualnie. Polegałam na pozytywnej informacji zwrotnej, co utwierdzało mnie w wypracowanym modelu. Tymczasem perspektywa kilku osób może być znacznie szersza i wartościowsza niż perspektywa jednej osoby. W tym kontekście szczególnie zapamiętałam zasadę 11 sekund, czyli zasadę wykorzystania ciszy w pracy z zespołem. Dla osoby, która ma głowę pełną rozwiązań i pomysłów, cisza bywa wyzwaniem. Ale jak się okazuje może to być cenny czas na pogłębiony namysł w zespole. Daje chwilę chociażby na zastanowienie się czy dobrze – jako grupa – rozumiemy zagadnienie.
Grupy facylitowane mówią o satysfakcji ze wspólnej pracy. Co wspiera takie poczucie satysfakcji i jak ją rozumiesz? Jakie są korzyści z pracy razem?
Kiedy wymyślamy coś samodzielnie i w dodatku szybko, nie mamy możliwości do analizy różnych alternatyw. Gdy jednak usiądziemy przy stole np. z trzema innymi osobami, nawet mając w pamięci swoje pomysły, to przez pytania i rozmowę można dojść do zupełnie innego miejsca, często lepszego. Ktoś wskaże ryzyko, kto coś podpowie. Miałam taki przykład ostatnio i z dużą przyjemnością obserwowałam, jak wiedza i postawy się mieszają, różnicują, a w efekcie wyrównują, właśnie dzięki rozmowie. Ta wspólna wymiana zrodziła pomysły i pomogła nam wyjść z bańki, w której tkwiliśmy od dłuższego czasu. Z perspektywy menedżera sytuacja ulega zmianie – z osoby, która często dostarczała rozwiązania samodzielnie, uczę się w jeszcze większym stopniu wspierać zespół w wypracowywaniu i wdrażaniu rozwiązań. Oczywiście menedżer potrzebuje zabezpieczyć realizację pomysłu z różnych stron. Wie czy jest on możliwy i uwzględnia wiele różnych czynników oraz grup interesów. Natomiast stworzenie warunków do wspólnego zbudowania pomysłu to już zupełnie inna rola niż menedżerska. Odkrywam i uczę się tej roli.
Część osób myśli, że jeżeli zdobędzie wiedzę na temat technik, to znaczy, że już zaczyna stawać się facyitatorem. Co jest potrzebne do facylitowania oprócz znajomości struktur pracy i narzędzi?
W trakcie Szkoła Facylitatorów jest moduł, podczas którego dowiedzieliśmy się, że osoby mogą przyjść na spotkanie z określonym poziomem koncentracji. Mogą być w różnej kondycji. Mogą być niewyspani lub być z kimś w konflikcie, mogą być tuż po trudnej rozmowie lub krytycznej ocenie. Mogą mieć emocjonalny stosunek do zagadnienia, który będziemy rozwiązywać. Co więcej, gdy znają się od lat, mają swoje utarte role i z tych pozycji biorą udział w spotkaniu, co może utrudniać im zaangażowanie się. Przykładowo osoba, która zawsze krytykuje, gdy sama staje się autorem jakiegoś rozwiązania, może stać się obiektem krytyki zespołu, który ma okazję do odwetu. Taka osoba może mieć trudność, by jej kreatywny pomysł został przyjęty przez innych. Zespół z kolei może mieć trudność w przyznaniu, że to jest sensowny pomysł. Z takiej sytuacji trzeba umieć wyjść, bo stratą byłoby nieuwzględnienie w procesie dobrego pomysłu.
Nawet jeśli mamy dobrą znajomość technik, ale nie jesteśmy świadomi procesów, możemy natrafić na przeszkody. Ponownie, dobrym przykładem może być cisza. W Szkole Facylitatorów uczymy się, jak ją rozumieć i wykorzystać w osiągnięciu celu. Wyobraźmy sobie sytuację, w której menedżer podczas burzy mózgów zadaje kolejne pytania i nie słyszy odpowiedzi. To wcale nie są rzadkie sytuacje. Co z tego, że będzie znał przebieg burzy, jeśli nie będzie umiał odpowiednio tej ciszy wykorzystać i pokierować nią dalej.
Podsumowując, według mnie, facylitator to osoba, która powinna nie tylko znać techniki i narzędzia, ale też mieć określony zespół cech i umiejętności interpersonalnych i komunikacyjnych, które pomogą mu w pełnieniu tej roli, aby mógł tak prowadzić spotkania, aby aspekt emocjonalny nie przeszkadzał, lecz pomagał w osiągnięciu rezultatu.
Kierujesz zespołem komunikacji. Jak facylitacja może przydać się w Twoim obszarze merytorycznym i zawodowym?
Najprościej rzecz ujmując w komunikacji jest nadawca i odbiorca. Nadawca przekazuje odbiorcy określony przekaz. Aby to było efektywne warto by poznał zarówno swojego odbiorcę jak i istotę rzeczy, którą ma przekazać. Specjaliści ds. komunikacji nie mają całej wiedzy w głowach. W trakcie swojej pracy dużo się uczą, gromadzą informacje, a zatem współpracują z innymi, często w mikrozespołach. Muszą umieć pracować indywidualnie i zespołowo.
Facylitacja wspiera tę pracę, wyposaża specjalistów w umiejętności komunikacyjne, interpersonalne i społeczne. W czasach, kiedy jesteśmy zaprzyjaźnieni z ekranami, trudniej jest zaprzyjaźnić się z osobą obok nas. Dla mnie facylitacja to sztuka, którzy uczy kontaktu z człowiekiem od nowa.
Co Tobie pomogło w, podjęciu tej ostatecznej decyzji o udziale w Szkole Facylitatorów?
W pewnym momencie pojawiła się potrzeba zorganizowania warsztatu. Wiedząc, jak wyglądały dotychczasowe warsztaty, wiedziałam, że akurat w tym przypadku potrzebna będzie profesjonalna pomoc. Facylitator poprowadził spotkanie i to była nowa jakość. Nie uczestniczyłam w nim, ale dotarły do mnie bardzo pozytywne słuchy. Zupełnie inne i nowe doświadczenie w trakcie warsztatu zrobiło różnicę. To był pierwszy impuls, który uruchomił ciekawość. Pozyskałam więcej informacji, idąc do Szkoły Facylitacji, wiedziałam już, że jest to ułatwianie i pomaganie zespołom.
Dzisiaj nie mam najmniejszego problemu z określeniem czym facylitacja jest, a czym nie jest, do czego może służyć, jaką różnicę w pracy zespołu, działaniu firm i organizacji wprowadza. Zatem do facylitacji poprowadziła mnie potrzeba, która wzbudziła ciekawość i przyniosła decyzję.
Dziękuję za rozmowę
Magdalena Swoboda-Młynarczyk – ekspertka z wieloletnim doświadczeniem w PR, komunikacji i promocji. Pracuje na styku administracji rządowej, biznesu, mediów i NGO.
Strateg i konsultant. Posiada wysokie kwalifikacje w zarządzaniu komunikacją, wizerunkiem i relacjami, a także projektami i procesami (w tym komunikacją zmiany). Ma ponad 10-letnie doświadczenie na stanowiskach kierowniczych.
Obecnie dyrektor Biura Komunikacji Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego. Wcześniej wicedyrektor Biura Komunikacji Ministerstwa Rozwoju i Technologii, Ministerstwa Finansów oraz ogólnopolski koordynator komunikacji Krajowej Administracji Skarbowej. W latach 2009-2015 właścicielka agencji Swoboda PR.
Absolwentka: Dziennikarstwa i Nauk Politycznych na Uniwersytecie Warszawskim, Instytutu Dziennikarstwa na Uniwersytecie Warszawskim (Marketing Medialny i Public Relations oraz Szkoły Facylitatorów Wszechnicy Uniwersytetu Jagiellońskiego.
Aneta Marek
President of Board, facilitator
aneta.marek@wszechnica.uj.pl
+48 514 206 346
Może Cię jeszcze zainteresować:
Raport Stan Facylitacji w Polsce 2024
Raport rzuca nowe światło na profesję facylitatora w Polsce, przedstawiając charakterystykę tej społeczności, inspirując do rozwoju kompetencji w projektowaniu i prowadzeniu spotkań, pobudzając dyskusję i
Podsumowanie Międzynarodowego Tygodnia Facylitacji z Absolwentami Szkoły Facylitatorów
To była 11. edycja światowych obchodów Międzynarodowego Tygodnia Facylitacji pod patronatem IAF (The International Association of Facilitors)! Od pięciu lat Wszechnica Uniwersytetu Jagiellońskiego jest promotorką
Facylitacja w praktyce: Jak skoncentrować się na celach i priorytetach?
Wspólne spotkanie z zespołem to dobra okazja, by porozmawiać o najważniejszych kwestiach, wymienić się informacjami, rozwiązać bieżące problemy. Jednocześnie może wywoływać szereg, całkiem uzasadnionych obaw:
