Inspiracje

Jak pracować z rotacją w zespole?

Rynek pracownika, intensywnie występujący zwłaszcza w niektórych branżach, sprawia że rotacja staje się zjawiskiem względnie stałym. Składnikiem rzeczywistości, w której pracuje menedżer i z którym musi sobie jakoś radzić. Mniej tu zatem będzie o zapobieganiu rotacji z perspektywy całej firmy, a więcej o zarządzaniu rotacją, rozumianą jako istniejący w firmie stan faktyczny i to z perspektywy menedżera zarządzającego kilkunastoosobowym zespołem. Co zatem można zrobić?

Zdefiniuj Twoją rotację. Chodzi tu o uchwycenie kluczowych charakterystyk rotacji występujących w Twoim zespole.

  • Ustal skalę rotacji – czyli jaki procent ludzi odchodzi w ciągu roku. Pomocne tu mogą być dane, którym dysponują działy HR dotyczące procentowego wskaźnika rotacji dla całej firmy lub poszczególnych działów. Uśrednione wskaźniki sprawdzają się jednak w większej skali. Porównaj je do swojego zespołu, sprawdź ile osób odeszło z niego na przestrzeni ostatniego roku. Kluczowa wydaje się odpowiedź na pytanie: odejścia ilu pracowników możesz spodziewać się w perspektywie kolejnych 12 miesięcy. Informacja ta w znaczący sposób wpłynie na Twój sposób organizacji pracy zespołu.
  • Określ średni czas pracy w zespole – chodzi o to jak długo ludzie pracują w Twoim zespole. Ponownie można sięgnąć do danych statystycznych dostępnych w HR – średni czas pracy w firmie lub dziale. Zachęcam jednak do bardziej jakościowej analizy, dotyczącej konkretnej sytuacji. Przyjrzyj się osobom odchodzącym na przestrzeni ostatniego roku. Jak długo pracowali w twoim zespole? Każdy przypadek jest inny, ale może można znaleźć jakieś prawidłowości (Np. Ci co odeszli po okresie próbnym pracowali trzy miesiące i to zaniża średnią, ale ci co zostali, to potem pracowali różnie, ale każdy z nich minimum pół roku). Kluczowa tu jest odpowiedź na pytanie: jak długo będziesz dysponował/a pracownikiem – określa to czas wdrażania, czas efektywnej pracy oraz pozwala przewidywać moment, w którym można spodziewać się odejścia.
  • Dowiedz się dlaczego odchodzą – można sięgnąć do danych z tzw. exit interview, podczas których bada się powody odejścia pracowników, jeżeli w twojej firmie takie rozmowy są prowadzone. Oczywiście masz jakieś swoje hipotezy i przypuszczenia, ale po prostu pytaj pracowników o powody odejścia. Nawet jeśli wątpisz w ich szczerość, im więcej danych zgromadzisz, tym pełniejszy będziesz miał obraz. Jeśli wiesz dlaczego odchodzą to warto zadać sobie pytanie czy masz jakiekolwiek wpływ na to, aby ich zatrzymać.

Wszystkie te informacje pozwolą Ci oswoić rotację, z którą się mierzysz i z wyprzedzeniem zaplanować działania związane z odejściem pracowników. Dzięki tej wiedzy ograniczysz czynnik zaskoczenia i uczynisz zjawisko rotacji nieco bardziej stabilnym.

Zoptymalizuj wdrażanie nowych pracowników. Chodzi tutaj o to, aby pracownicy wdrażali się szybko i efektywnie, ale także o to, aby tobie proces ten zajmował mniej czasu.

  • Określ co to znaczy, że pracownik jest wdrożony? – zdefiniuj kryteria wdrożenia pracownika: co powinien umieć, co powinien wiedzieć, jakie czynności ma być w stanie wykonywać samodzielnie? Następnie zastanów się w jaki sposób to sprawdzisz.
  • Stwórz proces wdrożenia – w jaki sposób wdrażasz daną osobę? tylko ty to robisz? ile czasu na to poświęcacie?
  • Zbuduj bazę materiałów – dobrze przygotowane, klarowne materiały, zawierające wiedzę konieczną do wdrożenia pracownika, pozwolą na sporą oszczędność czasu. Zamiast tłumaczyć i wyjaśniać wszystko każdemu „nowemu”, odeślesz go do materiałów. Oczywiście wyjaśniania i tłumaczenia nie da się uniknąć, ale chodzi o to, aby było go mniej i nie dotyczyło rzeczy podstawowych. Przygotowanie materiałów to spora inwestycja, ale jeśli wskaźnik rotacji jest wysoki zwróci się szybko. Poszukaj gotowych materiałów istniejących w firmie – być może coś mają w HR, być może menedżerowie innych zespołów coś mają i zechcą się podzielić. Potraktuj materiały kreatywnie – nudny skrypt można zastąpić filmikiem nagranym telefonem, na którym przez 10 min wyjaśniasz określone zagadnienie.
  • Jeżeli to możliwe wykorzystaj bardziej doświadczonych pracowników do wdrażania „nowych”. Chodzi tu zarówno o bezpośrednią pracę z przyjętymi osobami oraz o przygotowywanie materiałów. Oszczędzi to Twój czas, a niektórzy z bardziej doświadczonych pracowników mogą poczuć się dowartościowani zaufaniem, które im okazałeś/łaś.
Autor

Maciej Kocurek

Prezes Zarządu, trener, konsultant, facylitator

Skontaktuj się z nami

Aneta Marek

Konsultant ds. projektów rozwojowych, menedżer procesu sprzedaży

514 206 346
Napisz do nas
Skontaktuj się z nami