Facylitowane spotkanie, służące zdiagnozowaniu potrzeb organizacji, było częścią większego przedsięwzięcia związanego z wspieraniem instytucji edukacyjnych. Dyrekcja jednego z zespołów szkół, który przystąpił do przedsięwzięcia, postanowiła przeprowadzić w swojej szkole badanie potrzeb organizacji. Głównym założeniem było to, by pracownicy sami zdefiniowali potrzeby, określili kierunki działań i potrzebne wsparcie. Spotkanie miało być krótkie (4h) i jednocześnie miało doprowadzić do konkretnych rezultatów, które wskazywałyby na sensowność angażowania kadry do tego typu pracy.

Pierwszym krokiem było spotkanie kontraktowe z dyrektor szkoły, podczas którego w toku dyskusji wyłoniliśmy temat spotkania – „doskonalenie współpracy w gronie pedagogicznym” – uznany przez dyrektor za najbardziej wartościowy dla dalszej pracy, a jednocześnie taki, na który kadra ma możliwie duży wpływ. Ustaliliśmy również kryteria doboru uczestników, w oparciu o które dyrektor wyłoniła 12 osób.

Spotkanie facylitowane składało się z czterech istotnych kroków:

1. Wprowadzenie dyrektor oraz rozmowa o celach spotkania, pozwalająca na zgłoszenie przez uczestników obaw i wątpliwości oraz omówienie ich w oparciu o wcześniejsze przygotowanie.
2. Zdefiniowanie wyzwań i wyłonienie kluczowych obszarów tematycznych.
3.  Praca nad wybranymi obszarami tematycznymi (w podgrupach), zakończona przygotowaniem projektów z określonymi celami, działaniami, terminami i osobami zaangażowanymi.
4.  Zaplanowanie najbliższych kroków związanych z decyzjami o wdrożeniu projektów. Zaplanowanie sposobu pracy nad pozostałymi obszarami tematycznymi.

W rezultacie uczestnicy spotkania: 

• zdefiniowali grupy wyzwań w obszarze współpracy w gronie pedagogicznym;
• przygotowali trzy plany projektów doskonalenia współpracy, wstępnie zaaprobowane przez dyrektor, wymagające jeszcze decyzji o wdrożeniu i włączeniu innych pracowników w zespoły projektowe; 
• docenili zaproponowany sposób działania, wskazując jako istotne to, że pracowali nad konkretnymi sprawami, które zajmują ich na co dzień, oraz że mogli rozmawiać nie tylko o problemach, lecz także pracować nad rozwiązaniami.