Rozwiązywanie problemów w pracy
Przeczytanie tego artykułu zajmie Ci: 3 min
Z tego artykułu dowiesz się:
Problem czy kryzys? I co to znaczy w pracy managera?
W rzeczywistości zawodowej problem może się pojawić praktycznie każdego dnia. Ktoś nie dotrzyma terminów, pojawią się błędy, dojdzie do spięcia między pracownikami. Każda taka sytuacja staje się wyzwaniem, które może zamienić się w kryzys.
Jak odróżnić jedno od drugiego? Problem jest sytuacją naturalną. Można powiedzieć, że jest to konsekwencja współpracy kilku osób. Należy go rozwiązać i zespół może iść dalej.
Kryzys to coś więcej. Blokuje działania i skupia na sobie energię współpracowników. Zespół, który staje w obliczu kryzysu, musi się z nim uporać, w przeciwnym razie ciężko będzie efektywnie pracować.
To czy problem przekształci się w kryzys, w dużej mierze zależy od czujności i reakcji szefa zespołu.
Etapy rozwiązywania problemów
Każdy zespół ma swoją specyfikę pracy i trudno mówić o uniwersalnych zasadach, natomiast na dużym poziomie ogólności można zarysować pewien schemat konstruktywnej drogi do rozwiązan. Są to:
- identyfikacja problemu,
- rozpoznanie przyczyn konfliktu,
- wypracowywanie możliwych rozwiązań,
- redukcja i wybór,
- wdrożenie,
- retrospertywa.
Analiza sytuacji są często okazją do szczerej rozmowy, podczas której zespół może zidentyfikować źrodła napięcia. To także moment na zweryfikowanie założen oraz możliwość zobaczenia sytuacji z różnych perspektyw.
Do znalezienia rozwiązania, które będzie uwzględniało racje obu stron konieczna jest otwartość i gotowość do wysłuchania innych. Aby rozwiązania miały szanse się sprawdzić do procesu należy włączyć wszystkich zainteresowanych. W takich sytuacja świetnie sprawdzają się metody facylitacyjne. Jeśli konflikt jest zawiły, długotrwały lub zdążył wyeskalować warto rozważyć zaproszenie zewnętrznego facylitatora, który zadba o właściwe ramy spotkania pozwalając managerowi uczestniczyć w spotkaniu i swojej roli.
Identyfikacja i rozpoznanie przyczyn problemu
Zdarza się, że zamiast na problemie koncentrujemy się na jego przejawach, na skutkach. Często po analizie sytuacji i spojrzeniu nan oczami współpracownika czy managera wyłania się zupełnie inny obraz niż ten, z którym przyszliśmy. Jest wiele sturuktur facylitacyjnych, pomocnych w ustaleniu wspólnego modelu rzeczywistości np. ORID. Pomocne są także techniki rozwiązywania problemów jak np. 6 thinking hats, opracowana przez Edwarda de Bono. Polega na analizie danego zagadnienia z szeciu różnych punktów widzenia, odkrywając nowe, pozytywne i negatywne fakty.
Wniesienie problemu do wspólnej przestrzeni, w której da się o nim otwarcie porozmawiać, jest czasem konieczne by możliwa była dalsza współpraca w zespole. Niektóre tematy bywają przez grupy tabuizowanie, a rozgrywanie ich w kuluarach tylko buduje konflikt i uniemożliwia pracę. Bywa, że złożoność sytuacji wymaga przyjrzenia się także dynamice danej grupy. Do pracy bardziej procesowej, warto rozważyć zaproszenie doświadczonego konsultanta.
Więcej o zmianie perspektywy w artykule Pawła Grzesika, pt. BUTY I KAPELUSZE – O ZMIANIE PERSPEKTYWY https://wszechnica.uj.pl/buty-i-kapelusze-czyli-na-ile-w-zmianie-wazna-jest-zmiana-perspektywy/
Podejście do rozwiazywania problemów. Niekoniecznie twórcze?
Czasem jest już sama otwarta rozmowa I płynące z niej wnioski, załątwiaja sprawę. Jeśli jednak sytuacja wymaga modyfikacji, pytanie o rozwiązanie można przeformułować: co powinniśmy robić inaczej lub co należy zmienić? Schematy tak potrzebne w codziennej pracy, czasem okazują się być niewystrczające. Trudno o odpowiedź, jesli poruszamy się po utartych ścieżkach myślowych. Nawiązując do artykułu Macieja Świeżego pt. Spiesz się powoli. Kreatywne rozwiązywanie problemów jako sztuka powstrzymywania rozwiązań ”Burza mózgów nie daje wielkich nadziei, jeżeli wspomniane mózgi nadal funkcjonują w ramach nienadgryzionych przez ramach nienadgryzionych przez krytyczne myślenie”.
Poszukiwania niestandarodowych rowiązan, wymaga znacznie więcej czasu i namysłu, a także przygotowania.
Weryfikacja i wybor rozwiązań
To wspólna analiza spisanych pomysłów. Wybierając skuteczne metody rozwiązania problemu, należy zwrócić uwagę na priorytety zespołu i efektywność rozważanych rozwiązań. Zastanowić się, co przyniesie najlepsze rezultaty. Warto sobie w tym miejscu zadać pytanie, co jest najważniejsze dla całego zespołu.
Uczestnicy spotkania powinni mieć przestrzen do podzielenia się własnymi refleksjami lub niepokojami. Ważne by zespół od początku miał świadomość jaki będzie status wypracowanych rozwiązan czy to materiał do wdrożenia czy rekomendacja co do której decyzje podejmie np. manager.
Rozwiązywanie problemów w zespole - na koniec
Przejście przez te etapy nie znaczy, że trudności nie wrócą. Co jakiś czas będziecie znów rozwiązywać problemy, tyle że za każdym razem będzie to dla Was łatwiejsze.
Do tego, słuchając współpracowników i angażując ich, budujemy zaufanie. Wazne by kultura organizacyjna wspierala w krytycznym myśleniu i otwartości ekspresji. Wszelkie skrywane klopoty lub urazy często wpływają na atmosferę w firmie. Mogą pojawiać się problemy w relacji między pracownikami.
Warto też rozwijać własne kompetencje w tym zakresie. Uczyć współpracowników zarządzania emocjami i radzenia sobie ze stresem. To wymaga też od managera większego zrozumienia jak działa stres i jak rozpoznać, że w zespole źle się dzieje. W rozwiązywaniu problemów można się doskonalić.
Źródła:
Tony Proctor, Twórcze rozwiązywanie problemów. Podręcznik dla menagerów
Może Cię jeszcze zainteresować:
Szkola Coachów z perspektywy uczestniczki – Moduł III
Z tej serii wpisów dowiesz się, jak przebiega proces nauki w programie, jakie umiejętności rozwija się dzięki udziałowi w Szkole Coachingu oraz jakie wyzwania pojawiają
Mój zespół jeszcze nigdy niczego razem nie wypracował. Jak angażować ludzi we wspólne działania w trudnych czasach?
Zapraszamy na webinar w czasie którego przyjrzymy się istotnym momentom, które wydarzają się podczas spotkań z zespołem. Skupimy się na praktykach menedżerskich, które pomagają budować
Podsumowanie Międzynarodowego Tygodnia Facylitacji z Absolwentami Szkoły Facylitatorów
To była 11. edycja światowych obchodów Międzynarodowego Tygodnia Facylitacji pod patronatem IAF (The International Association of Facilitors)! Od pięciu lat Wszechnica Uniwersytetu Jagiellońskiego jest promotorką
