Jednym z narzędzi, wykorzystywanych przez trenerów do zarządzania procesem grupowym, jest sposób naboru uczestników do grupy szkoleniowej. Należy zwrócić szczególną uwagę na dwa aspekty: ilość informacji dotyczących sposobu pracy w grupie oraz określone kryteria ograniczające możliwość uczestnictwa.

Z doświadczenia wynika, że nawet pozorne ograniczenie możliwości uczestnictwa w szkoleniu, na przykład poprzedzenie rozmową wstępną decyzji o przyjęciu kandydata, niesie za sobą bardzo pozytywne konsekwencje. Kandydat poprzez uczestniczenie w rozmowie kwalifikacyjnej sam zaczyna pracować nad własną motywacją. Poczucie otrzymania dobra, do którego mamy ograniczony dostęp, umożliwia wyzwolenie dodatkowej energii.

Informacja na temat warunków pracy grupy jest istotna ze względu na możliwość urealnienia swoich oczekiwań związanych z uczestnictwem w wydarzeniu szkoleniowym. Wydaje się, że podobnie jak w procesie rekrutacyjnym, w którym kandydaci mają okazję poznać bliski rzeczywistości obraz firmy, do której kandydują, i obowiązków, które będą mieli realizować, rzadziej są rozczarowani, a w organizacji spadają wskaźniki fluktuacji kadr (za: Brown, 2006). Uczciwe przedstawienie realnych efektów szkolenia sprzyja większej lojalności uczestników i ich regularnej obecności na zajęciach. To z kolei umożliwia trenerowi właściwe zarządzanie procesem grupowym, nadanie mu pożądanego kierunku i stworzenie optymalnych warunków szkoleniowych.

Już na tym etapie widać, jak proces grupowy koreluje i interferuje z merytorycznymi treściami wydarzenia szkoleniowego.

Wynika z tego, że procedura rekrutacji uczestników oraz udzielanie im odpowiednich informacji przed szkoleniem, może się przyczynić do zwiększenia motywacji uczestników i buduje ich poczucie bezpieczeństwa. Podnosi to efektywność szkolenia, a w krytycznych, konfliktowych sytuacjach trener będzie mógł liczyć na wsparcie w postaci dbających o spójność grupy uczestników.