Droga do konsensusu: Proces facylitacji w podejmowaniu decyzji
Magdalena Pęcak
Przeczytanie tego artykułu zajmie Ci: 4 min
Z tego artykułu dowiesz się:
Kiedy grupowo podejmować decyzję?
Najpierw, przewrotnie, odpowiedzmy na pytanie: kiedy nie podejmować grupowo decyzji? Przede wszystkim wtedy, gdy decyzja jest już co do zasady podjęta, gdy decyzja jest oczywista oraz gdy grupa nie ma w ramach swoich kompetencji i odpowiedzialności możliwości jej podjęcia. Co w pozostałych przypadkach? Wówczas warto się zastanowić, w jakim gronie możemy zadbać o efektywne podejmowanie decyzji w poszczególnych kwestiach i jak tę efektywność rozumiemy. Z pewnością czas kilku osób, ich wydatek energetyczny i emocjonalny będą większe, niż jednego człowieka, ale korzyści też przybywa. Ludzie zaangażowani we wspólne podejmowanie decyzji:
- łatwiej identyfikują się z rozwiązaniem i z większą gotowością je wdrażają,
- współdzielą odpowiedzialność za konsekwencje (pozytywne i negatywne) decyzji, tym samym przestają obciążać nimi jedną osobę,
- zwykle, będąc razem w grupie, są w stanie wypracować bardziej innowacyjne rozwiązanie, niż w pojedynkę.
Jeśli więc temat jest ważny, decyzja nie jest oczywista a różnorodność perspektyw będzie wspierała w wyborze najlepszego, dostępnego rozwiązania, wówczas warto sięgnąć do mądrości grupy i postawić na podjęcie decyzji przez wybrane grono osób.
Kiedy wystarczy „wybór większości”, a kiedy warto sięgnąć po „konsensus”?
Efektywne podejmowanie decyzji często „mierzymy” czasem potrzebnym do osiągnięcia rozwiązania. Z pewnością na takim spotkaniu, podczas którego grupa ma podjąć decyzję, pojawi się zatem pokusa, by zamknąć je głosowaniem. Przy odrobinie szczęścia rozkład głosów nie będzie równomierny i będzie można szybko i sprawnie przyjąć, które rozwiązanie „wygrało”. Oczywiście są tematy, w których uczestnicy mogą pozostać przy swoich zdaniach i zdecydować się na jeden wariant na podstawie wyboru większości, ale jak pewnie czujecie lub się domyślacie nie zawsze to się sprawdzi. Bywa, że potrzebujemy wypracować kompromis, czyli spotkać się umownie „po środku”, w takim miejscu, w którym każdy coś zyskuje i niestety każdy coś traci. Wszyscy więc są trochę wygrani i trochę przegrani. Taki rezultat, choć często jest jedynym osiągalnym i wystarczającym, równie często określany jest zgniłym. W kluczowych decyzjach mile widziana byłaby sytuacja, w której rozwiązanie czy decyzja zaspokaja potrzeby wszystkich, choć może w różnym stopniu, co nazywamy konsensusem. Droga do konsensusu nie jest jednak łatwa i wymaga konkretnych umiejętności od osoby, która takie spotkanie prowadzi.
Jaka jest rola facylitatora w podejmowaniu decyzji przez grupę?
Wspólne podejmowanie decyzji, czy wypracowywanie rozwiązań i wybór tego, które najbardziej odpowiada problemowi, to wyzwania zarówno dla grupy, jak i dla osoby prowadzącej. Pracy mogą towarzyszyć niepokoje związane z trudem zadania, przed którym stoją uczestnicy spotkania, jak również konflikty wynikające z różnicy zdań i próby przeforsowania swojego stanowiska. Osoba, która prowadzi takie spotkanie ma szereg zadań do wykonania, by osiągnięcie zakładanego rezultatu (np. mamy decyzję, co do której wszyscy jesteśmy zgodni) było możliwe. Rola facylitatora w podejmowaniu decyzji przez grupę koncentruje się na tworzeniu warunków do:
- argumentowania stanowisk i wysłuchania racji poszczególnych uczestników i uczestniczek spotkania,
- wzajemnego zrozumienia potrzeb wszystkich obecnych,
- poszukiwania nowych, dotychczas niestosowanych czy też niebranych pod uwagę rozwiązań.
Techniki facylitacji świetnie się tu sprawdzają. Zwykle facylitatorzy sięgają po takie, które pozwalają zgłębić problem, przeanalizować ryzyka czy też po metody creative problem solving, by poszukać nowego rozwiązania. Wyzwaniem jest sytuacja, gdy osoby uczestniczące w spotkaniu mają skonkretyzowane stanowiska dotyczące kształtu decyzji, jaka ich zdaniem powinna zostać podjęta i ich podstawowym celem jest przekonanie do niego innych. Kompetencje facylitatora, dzięki którym grupa będzie się koncentrować na wypracowaniu jak najlepszego rozwiązania, a nie na obronie racji i budowaniu własnego autorytetu, będą tu miały ogromne znaczenie. Z pewnością oprócz przygotowanych technik i metod pracy będą potrzebne wysoko rozwinięte kompetencje komunikacyjne, by zachęcać uczestników do otwartej i konstruktywnej rozmowy, bez faworyzowania jakiegokolwiek ze stanowisk.
Jakie techniki facylitacji wspierają budowanie konsensusu w zespole?
Podczas spotkań decyzyjnych kluczowe jest określenie już na samym początku spotkania, w jaki sposób decyzja będzie podjęta. Czy wystarczy wspomniana większość głosów, czy jednak w tym przypadku ważne jest, by rozwiązanie było zaakceptowane przez wszystkich. To będzie determinowało przebieg pracy, w tym dobór narzędzi. Jeśli budowanie konsensusu w zespole jest celem, który ma zostać osiągnięty, wówczas istotnym etapem będzie uzyskanie ostatecznej akceptacji rozwiązania przez wszystkie osoby obecne na spotkaniu. Aby to osiągnąć, z pomocą przychodzą techniki facylitacji, a wśród nich technika o nazwie „Konsensus na 5 palców”. Ta technika angażuje wszystkich uczestników do aktywnego odniesienia się do proponowanego rozwiązania i ulepszania go dopóty, dopóki wszystkie osoby nie będą gotowe się pod nim podpisać. Ja łatwo się domyślić, biorąc pod uwagę nazwę techniki, uczestnicy korzystają z dłoni, by wyrazić swoją opinię na temat dyskutowanego rozwiązania, oceniając je na skali od 1 do 5, gdzie 1 oznacza „całkowicie nie zgadzam się na to rozwiązanie”, a 5 „doskonałe rozwiązanie, akceptuję je w całości”. Uzgodnienie, jaki poziom nas satysfakcjonuje (np. wszyscy wskazują minimum 4 palce) pozwala uznać czy mamy decyzję czy potrzebujemy nadal nad nią dyskutować. Jeśli pojawią się „jedynki” może się okazać, że będzie trzeba poszukać innego rozwiązania. Jeśli wybrane osoby wskażą 3, pomocne w dyskusji nad akceptacją rozwiązania, po jego modyfikacji, może być pytanie „Co sprawiłoby byś przesunął się/przesunęła się w ocenie na 4?”
Podsumowując – efektywne podejmowanie decyzji w różnych sytuacjach może oznaczać coś innego. Wybór sposobu podjęcia decyzji – indywidualnie czy zespołowo – zależy od okoliczności (inaczej działamy w sytuacjach awaryjnych inaczej w pracy strategicznej), wagi i trudności decyzji, wiary w potencjał zespołu i kompetencji osoby prowadzącej spotkanie. W przypadku podejmowania decyzji przez grupę, dochodzi druga istotna kwestia – jak ważne jest to, by wszyscy zgadzali się z decyzją i ją popierali? Jeśli zależy nam na pełnym utożsamianiu się wszystkich z podjętym przez grupę wyborem, wówczas przed nami wymagająca droga do konsensusu. Żeby go osiągnąć warto zainwestować w proces facylitacji w podejmowaniu decyzji, by praca była efektywna, oparta o jakościową dyskusję, a ostateczna decyzja była wynikiem wspólnego namysłu a nie wygraną silniejszych.
Może Cię jeszcze zainteresować:
Szkola Coachów z perspektywy uczestniczki – Moduł III
Z tej serii wpisów dowiesz się, jak przebiega proces nauki w programie, jakie umiejętności rozwija się dzięki udziałowi w Szkole Coachingu oraz jakie wyzwania pojawiają
Mój zespół jeszcze nigdy niczego razem nie wypracował. Jak angażować ludzi we wspólne działania w trudnych czasach?
Zapraszamy na webinar w czasie którego przyjrzymy się istotnym momentom, które wydarzają się podczas spotkań z zespołem. Skupimy się na praktykach menedżerskich, które pomagają budować
Podsumowanie Międzynarodowego Tygodnia Facylitacji z Absolwentami Szkoły Facylitatorów
To była 11. edycja światowych obchodów Międzynarodowego Tygodnia Facylitacji pod patronatem IAF (The International Association of Facilitors)! Od pięciu lat Wszechnica Uniwersytetu Jagiellońskiego jest promotorką
