Facylitacja w praktyce: Jak skoncentrować się na celach i priorytetach?
Magdalena Pęcak
Przeczytanie tego artykułu zajmie Ci: 6 min
Z tego artykułu dowiesz się:
Jakie trudności towarzyszą zespołowej pracy projektowej?
Na projekt, inaczej przedsięwzięcie, które ma cel, a także swój początek i koniec, składa się wiele powiązanych ze sobą zadań, nad którymi pracuje grupa ludzi. Oczywiście są mniejsze projekty, realizowane przez jedną czy dwie osoby, ale tymi nie będziemy się zajmować. Interesuje nas bowiem praca w zespole. Jakie trudności mogą i często towarzyszą tej pracy?
- Mnogość zagadnień, wielość tematów, z których wszystkie są najważniejsze, by zająć się nimi podczas wspólnego spotkania. Ich kaliber i rodzaj mogą być bardzo różne – od przekazania pewnych informacji, przez rozwiązanie pojawiających się problemów aż po wsparcie w wymyśleniu pomysłów na realizację poszczególnych elementów projektu.
- Ucieczka od tematów trudnych, niewygodnych, co jest o tyle łatwe, że tematów „zastępczych” zwykle nie brakuje. Za tak zwaną bieżączką można z powodzeniem ukrywać istotne do podjęcia tematy, jak na przykład problemy we współpracy czy komunikacji, poczucie przeciążenia wybranych osób w projekcie, czy zastrzeżenia co do jakości dostarczanych rezultatów.
- I wreszcie sprzeczne interesy członków zespołu. Niby projekt jest jeden i cel, ten nadrzędny, jest jeden wspólny, ale kiedy każdy odpowiada za inny obszar w projekcie, tenże w sposób naturalny staje się najważniejszy i priorytetowy.
Jak sobie radzić z tymi wyzwaniami? Z pomocą przychodzą nam techniki facylitacji.
Czym jest facylitacja i dlaczego warto poznać jej narzędzia będąc (project) managerem?
Facylitacja to sposób pracy z grupami. Facylitacja to sposób na efektywne spotkania. Te dwa krótkie zdania sugerują, że facylitacja jest idealnym narzędziem dla project managera. Jeśli dodamy, że facylitować znaczy ułatwiać, wydaje się, że nikogo nie trzeba przekonywać, że to podejście może być bardzo pomocne w prowadzeniu spotkań zespołu, także zespołu projektowego. W czym jednak tkwi sukces tej metody? Przyjrzyjmy się osobie prowadzącej. Facylitator, to osoba, która ma do dyspozycji narzędzia i techniki facylitacji, dzięki którym pomaga ludziom usłyszeć się i wspólnie pracować nad danym zagadnieniem. Innymi słowy manager czy project manager, który zdobył kompetencje facylitatora potrafi na przykład prowadzić uporządkowaną dyskusję, przeprowadzić grupę przez proces kreatywnego wymyślania rozwiązań, budować zaangażowanie wokół celu, wypracowywać konsensus, interweniować w sytuacji, gdy grupa ucieka od celu spotkania, panować nad czasem i przebiegiem spotkania, dążąc do osiągnięcia rezultatów. Co ważne, a może najważniejsze, wszystko to odbywa się w duchu partycypacji, współpracy i przy korzystaniu z potencjału osób obecnych na spotkaniu.
Jak radzić sobie z wielością tematów podczas spotkania zespołu?
Jeśli teoria brzmi zachęcająco przejdźmy do tego jak wygląda facylitacja w praktyce. Wróćmy do pierwszej trudności w pracy podczas spotkania zespołu np. projektowego czyli wielości tematów. Jest kilka pomysłów, jak się za to zabrać.
- Jednym z nich jest realizacja zasady: jeden temat na jedno spotkanie. Pewnie niektórzy się uśmiechną i powiedzą, że to absolutnie nie jest możliwe (i pewnie często nie jest), ale może warto zastanowić się, co zrobić, żeby to było możliwe. Może krótsze a częstsze spotkania? Może w mniejszym składzie? Jakie korzyści mogłoby przynieść takie rozwiązanie? Oczywiście pojawi się wówczas dylemat, którym tematem się zająć w pierwszej kolejności, o czym za chwilę. Jednak niech ta zasada nam nie umknie.
- Drugi pomysł kieruje naszą uwagę na narzędzia facylitatora, a dokładniej na klastrowanie. Technika ta angażuje każdą osobę do wygenerowania indywidualnych spostrzeżeń czy pomysłów, w naszym przykładzie to mogą być ważne tematy czy wyzwania w projekcie. Pomysły zebrane z całego zespołu są następnie grupowane w kategorie zwane klastrami. Klastry opatrzone nazwami tworzą zestaw zagadnień istotnych dla wszystkich uczestników, nad którymi grupa pracuje dalej. Nawiązując do pierwszego pomysłu, grupy zagadnień mogłyby być podejmowane na osobnych spotkaniach. Można też wybrać grupy priorytetowe. O tym, jak to zrobić przeczytasz w dalszej części artykułu.
- Trzecia podpowiedź to parking. To bardzo pomocna funkcja, którą pełni kartka flipchart lub specjalnie wyznaczone miejsce na wirtualnej tablicy, na której pracuje grupa. Parking jest szczególnie przydatny, gdy mamy już wybrany temat, którym zajmujemy się podczas spotkania i wszyscy się na to zgodzili, a jednak wciąż uczestnicy wnoszą nowe zagadnienia. Nie negując ich znaczenia parkujemy je przez zapisanie w wyznaczonym miejscu zapewniając, że znajdziemy tryb, by się nimi zająć, co rzecz jasna, trzeba zrobić.
Jak godzić różne interesy, cele i priorytety poszczególnych członków zespołu?
Wróćmy do punktu w którym mamy kilka zagadnień lub grup zagadnień – tematów, celów, potrzeb – i zastanówmy się, jak ustalić priorytety, jak wybrać, na czym się skoncentrować, czemu poświęcić aktualnie czas i energię. Pewnie wielu osobom do głowy przyjdzie Matryca Eisenhowera – w sumie brzmi dobrze, ale co w sytuacji gdy dla jednej osoby coś jest ważne, a dla innej nie? To może zrobić głosowanie wśród uczestników na zagadnienia najbardziej… no właśnie jakie? Jak nie popatrzymy na to wyzwanie, to sprowadza się ono do ustalenia kryteriów wyboru priorytetów. Kryteria mógłby zaproponować manager czy project manager, ale efektywna facylitacja będzie miała miejsce wówczas, gdy te kryteria zaproponują czy też wypracują uczestnicy spotkania. Facylitacja w praktyce sprowadza się do tego, że w nadanych ramach, które wspierają uporządkowaną pracę, decyzję podejmują uczestnicy spotkania. Jeśli prowadzi je manager korzystający z facylitacji, mogą się umówić, że to będzie wspólne podejmowanie decyzji, razem z managerem.
Obok kryteriów ważne jest, a może i najważniejsze, szczególnie w kontekście pytania: jak skoncentrować się na celach, to by ludzie zgromadzeni na spotkaniu mieli wspólne cele, coś co ich łączy, w imię czego chcą podejmować wysiłek dogadywania się, wsłuchiwania w perspektywę innych osób, szukania konsensusu. W przeciwnym wypadku każdy będzie ciągną w swoją stronę, a wykorzystywane narzędzia facylitatora nic nie pomogą.
Jak podejmować trudne i niewygodne tematy, istotne dla współpracy i rezultatów pracy zespołu?
Trzecia trudność towarzysząca pracy zespołowej, która uwidacznia się również podczas spotkań, to ucieczka od tematów ważnych, ale niewygodnych, trudnych do podjęcia, bo powodujących zaburzenie porządku czy zepsucie atmosfery, które choć pozorne, wydają się łatwiejsze do przetrwania, niż konfrontacja. Kiedy jednak myślimy o pracy zespołowej czy pracy projektowej, takie zamiatanie problemów pod dywan prędzej czy później uniemożliwi efektywną pracę już nie mówiąc o kosztach emocjonalnych poszczególnych osób.
Aby podejmowanie trudnych tematów było możliwe, kluczowe jest zbudowanie poczucia bezpieczeństwa w zespole oraz zaproponowanie ramy czy struktury do trudnej rozmowy. To, jak ludzie w zespole czują się ze sobą, na ile mają zaufanie i gotowość do otwartej komunikacji, to oczywiście wynik wielu składowych i efekt procesu, który się toczy. Skupiając się jednak wyłącznie na jednym spotkaniu, również możemy podjąć konkretne działania, by dać przestrzeń do takiej niewygodnej rozmowy. Ważny jest początek spotkania – czy „z marszu” ruszamy z tematami czy jest czas na „zalogowanie się” do spotkania. Służą temu przede wszystkim różnego rodzaju rundy, w których każdy ma okazję zabrać głos, ale sprawdzają się też krótkie rozmowy w parach na zadany temat. Chodzi o to, by wejść na spotkanie, skontaktować się z tym, po co i z kim tu jesteśmy, włączyć aktywność, zbudować zaangażowanie. Oczywiście ważne są pytania, które zadajemy uczestnikom, liczne techniki facylitacji podpowiadają nam różne opcje i warianty, dla przykładu: na czym mi najbardziej zależy na dzisiejszym spotkaniu? Albo: co wartościowego mogę wnieść do pracy grupy, a co chcę z niej wynieść?
Inne techniki facylitacji wykorzystamy, gdy czujemy, że jest jakiś problem, że coś wisi w powietrzu, ale ludzie udają, że tego nie ma. Przydają się wówczas formy graficzne – plansze, na których uczestnicy i uczestniczki mogą anonimowo przyklejać karteczki, na których zapisują swoje obawy czy trudności. Często dla równowagi szukamy też zasobów i motywatorów, jeśli nie jest to wymuszone, to z pewnością będzie pomocne.
I wreszcie jest też opcja rozmowy wprost, w której osoba prowadząca spotkanie zaprasza do otwartej rozmowy o tym, co trudne, odwołując się do swoich obserwacji czy odczuć na poziomie ciała. Warto wówczas mieć jednak pod ręką jakąś strukturę porządkującą dyskusję i dbać o to, by spotkanie przebiegło w pełnej szacunku atmosferze. Może wystąpić również potrzeba uzgodnienia z grupą czym zajmujemy się na forum, a co przenosimy do rozmów indywidualnych.
Dlaczego warto pracować w ten sposób także z zespołami rozproszonymi?
Jeśli zespół na co dzień pracuje zdalnie, to jego naturalnym środowiskiem spotkań jest platforma do spotkań online. Jak już zdążyliśmy doświadczyć pociąga to za sobą szereg konsekwencji i wymaga innego przygotowania, niż facylitacja prowadzona stacjonarnie, ale jak najbardziej również w tej formule efektywna facylitacja jest możliwa. Wszystkie wymienione powyżej propozycje związane z parkingiem czy klastrowaniem jak najbardziej znajdują zastosowanie, wymaga to jedynie zamiany flipcharta z karteczkami i markerami na cyfrową tablicę typu Mural czy Miro oraz wykorzystania funkcji odrębnych pokoi do pracy w mniejszych grupach. Co ciekawe korzyści z korzystania z facylitacji w pracy zespołów rozproszonych może być nawet więcej, niż w przypadku zespołów pracujących w jednym biurze.
- Wspólne spotkania to niejednokrotnie jedyna okazja do spotkania się osób w zespole, szczególnie jeśli jego członkowie mają samodzielne stanowiska i na co dzień ich obowiązki nie wymagają silnej interakcji pomiędzy nimi. Podczas gdy ludzie pracujący stacjonarnie mają okazję spotkać się chociażby przy ekspresie do kawy i wymienić ze sobą kilka zdań, osoby pracujące zdalnie nie mają zbyt wielu okazji do nieformalnych rozmów. Tym bardziej więc spotkania nabierają wartości i im bardziej uda się na nich uzyskać zaangażowanie i uruchomić wymianę myśli i poglądów, tym bardziej wspieramy budowanie relacji pomiędzy uczestnikami. Ma to znaczenie nie tylko dla efektywności zespołu ale także dla poszczególnych osób, przyczyniając się do zmniejszenia w nich poczucia osamotnienia.
- Druga kwestia to rozwój i wzajemne uczenie się od siebie. I znów, gdy popatrzymy na osoby pracujące z biur, okazji do uczenia się jest więcej – słyszymy jak koledzy rozmawiają z klientami przez telefon, łatwiej również o spontaniczną wymianę pomysłów, jak sobie poradzić z trudną sytuacją, która pojawiła się tu i teraz. Gdy ludzie pracują zdalnie przepływ informacji i doświadczeń jest mniejszy, łatwiej okopać się w swojej wizji, swoich priorytetach i utartych sposobach działania.
- I wreszcie po trzecie – wysłuchiwanie zbyt długiego monologu prowadzącego spotkanie jest uciążliwe w każdych warunkach, ale w formule online jeszcze silniej powoduje, że ludzie się wyłączają (przy okazji wyłączając kamerę). Utraconą uwagę bardzo trudno przywrócić, trudniej też wyłapać prowadzącemu, że uczestnicy myślami są już daleko stąd. To dlatego dużo bardziej efektywne będą spotkania, które od początku do końca angażują, choć oczywiście z różną intensywnością. Techniki facylitacji dostarczają sposobów, jak to zrobić.
Podsumowując – aby znaleźć odpowiedzi na pytania: jak skoncentrować się na celach? Jak ustalić priorytety? Trzeba przemyśleć szereg elementów, począwszy od zbudowania atmosfery do pracy, przez zaplanowanie przebiegu spotkania i tego, jakie narzędzia facylitatora będą najbardziej służyły wspólnej pracy. Ważne, by świadomie wybierać techniki facylitacji, mając na uwadze gotowość uczestników i uczestniczek do różnego rodzaju aktywności, jak i temat spotkania oraz środowisko pracy. Warto również zauważyć, że facylitacja w praktyce jest bardzo pomocnym narzędziem, jednak wymaga solidnego przygotowania, by można było cieszyć się owocami wspólnej pracy w zespole, by była to efektywna facylitacja.
Może Cię jeszcze zainteresować:
Szkola Coachów z perspektywy uczestniczki – Moduł III
Z tej serii wpisów dowiesz się, jak przebiega proces nauki w programie, jakie umiejętności rozwija się dzięki udziałowi w Szkole Coachingu oraz jakie wyzwania pojawiają
Mój zespół jeszcze nigdy niczego razem nie wypracował. Jak angażować ludzi we wspólne działania w trudnych czasach?
Zapraszamy na webinar w czasie którego przyjrzymy się istotnym momentom, które wydarzają się podczas spotkań z zespołem. Skupimy się na praktykach menedżerskich, które pomagają budować
Podsumowanie Międzynarodowego Tygodnia Facylitacji z Absolwentami Szkoły Facylitatorów
To była 11. edycja światowych obchodów Międzynarodowego Tygodnia Facylitacji pod patronatem IAF (The International Association of Facilitors)! Od pięciu lat Wszechnica Uniwersytetu Jagiellońskiego jest promotorką
