Jak jedno szkolenie zmieniło nasze spotkania i zespół na zawsze?
Aneta Marek
Przeczytanie tego artykułu zajmie Ci: 4 min
Z tego artykułu dowiesz się:
Jak konflikty i nieefektywne spotkania przyczyniają się do obniżenia zaangażowania?
Przywołajmy organizację, w której wspólne spotkania są raczej kłopotem niż źródłem potencjału. Pracownicy mają poczucie straty czasu. Każde spotkanie niesie ze sobą ryzyko konfliktów, zaognienia relacji i przerzucania się zażaleniami. Niektórzy z pracowników od dawna nie zabierają głosu na spotkaniach wiedzą, że i tak liczy się zdanie najgłośniejszego Janka. Nawet jeżeli niektórzy chcą włączyć się w rozmowę, ponownie większą część czasu wypowiedzi zagarnie Jolanta. Każde spotkanie jest podobne do poprzedniego. To przepis na porażkę.
Z biegiem czasu otrzymujemy bierną grupę ludzi, która wolałaby być zupełnie gdzieś indziej niż w miejscu spotkania (także w wersji online). Lider, czy też prowadzący spotkanie skazany jest na mierzenie się z konfliktami i niskim zaangażowaniem pracowników. W finale sam podejmuje decyzje, w poczuciu samotności, przeciążenia i braku wsparcia ze strony zespołu.
Sytuacja w tym zespole może jednak ulec zmianie. I to trwałej. Przyczynić się do tego może jedno szkolenie – z umiejętności i techniki facylitacji.
Dzięki czemu możemy zmienić sposób prowadzenia spotkań?
Organizacja może przełamać impas bezproduktywnych spotkań poprzez zainwestowanie w szkolenie z prowadzenia efektywnych spotkań i rozwój kompetencji facylitacyjnych lidera.
Facylitacja jest to sposób oddziaływania na grupę, który ułatwia osiąganie rezultatów podczas wspólnych spotkań przy maksymalnym korzystaniu z potencjału obecnych osób oraz przy jak najlepszym wykorzystaniu czasu. Repertuar umiejętności facylitacyjnych dotyczy takich obszarów jak:
- zarządzanie konfliktem w grupie,
- uruchamianie kreatywności w grupie,
- projektowanie spotkań poprzez łączenie różnorodnych metod i struktur,
- utrzymywanie konsensu w grupie,
- koncentrowanie uwagi i energii grupy na osiąganiu celu,
- docenianie, respektowanie i korzystanie z różnorodności perspektyw.
Znaczącą cechą facylitatora jest jego neutralność. Facylitator polega na mądrości grupy i powstrzymuje się od opiniowania i komentowania wyników jej pracy. Zachowuje maksymalnie obiektywną postawę.
Całkowicie neutralna postawa w wielu rolach nie jest możliwa do osiągnięcia. Z tego powodu takie osoby jak menedżerowie, liderzy projektów, przełożeni, korzystają z umiejętności i narzędzi facylitacyjnych i jednocześnie zachowują pewne uprawnienia własnej roli np. w zakresie podejmowania decyzji – tu szczególnie liczy się świadomość i transparentność podejmowanych ról.
Co zmienia w organizacji sposób prowadzenia spotkań?
Oto kilka różnic, które pojawią się w zarządzaniu spotkaniami i zachowaniu prowadzącego, który rozwinie umiejętności podczas szkolenia z facylitacji:
Przed szkoleniem: Prowadzący zapraszał do wypowiedzi tylko niektóre osoby lub tylko niektóre osoby udawało mu się zaktywizować.
Po szkoleniu: Prowadzący zachęca wszystkich do udziału i stwarza możliwość do wypowiedzi przez każdego.
–
Przed: Rozmowy były dość chaotyczne, uczestnicy spotkania w trakcie wypowiedzi dzielili się tym, co akurat przyszło im do głowy.
Po: Prowadzący prowadzi dyskusję według ustalonej struktury i porządkuje nurty myślenia, przykładowo oddziela etap generowania pomysłów od momentu ich oceny.
–
Przed: Prowadzący raczej wyrażał swoją opinię, mówił jak ma być, informował.
Po: Prowadzący częściej zadaje pytania otwarte, uważnie słucha, pyta o opinie, parafrazuje usłyszane wypowiedzi, by upewnić się, czy zostały dobrze zrozumiane.
–
Przed: Gdy dochodziło do różnicy zdań, uznawał kto ma rację i ucinał dyskusję.
Po: W przypadku konfliktu lub różnicy zdań zachęca do ujawniania stanowisk i uznawania różnorodności perspektyw.
–
Przed: Spotkanie miało agendę, która była listą tematów do dyskusji na forum. Zazwyczaj lista nie zostawała omówiona do końca – nie wystarczało czasu, gdy wiele osób chciało zabrać głos.
Po: Każde spotkanie ma cel i rezultat do wypracowania. Rezultat determinuje dobór struktury spotkania i technik facylitacyjnych – innych, jeżeli potrzebne jest stworzenie planu działania, innych, jeżeli konieczne jest rozwiązanie problemu, a jeszcze innych, jeżeli przedmiotem spotkania jest zmapowanie procesu. Prowadzący korzysta z różnorodnych form wspólnej pracy: indywidualnej, na forum, w mniejszych i większych grupach. Dzięki temu więcej osób może być jednocześnie zaangażowanych w rozmowę, a podjęcie różnych tematów staje się efektywniejsze.
–
Przed: Prowadzący notował w trakcie spotkania rozstrzygnięcia lub tworzył pisemne podsumowanie spotkania (w najgorszym wypadku w żaden sposób nie archiwizował efektów wspólnej pracy).
Po: Efekty pracy zespołu są na bieżąco zapisywane przez prowadzącego lub przez uczestników grupy poprzez angażowanie ich do tworzenia notatek, zapisywania myśli na karteczkach lub wirtualnych planszach. Uczestnicy spotkania mogą wrócić do raportu ze spotkania i odtworzyć jego przebieg i najważniejsze wnioski.
Czemu zawdzięczamy poprawę sytuacji w zespole?
Wybrane techniki facylitacji i umiejętności facylitatorskie używane przez prowadzących w znacznym stopniu przyczyniają się do poprawy komunikacji, zapobiegania lub rozwiązywania konfliktów w zespole.
Właściwie dobrane techniki facylitacyjne pozwalają:
- Prowadzić grupę w kierunku ustalonego celu i minimalizować niepotrzebne dygresje.
- Tworzyć -możliwość zabrania głosu, każdej osobie uczestniczącej w spotkaniu.
- Tworzyć warunki do konstruktywnego dialogu, z zachowaniem logiki rozmowy, w której fakty oddziela się od opinii i emocji, wyciąganie wniosków i szukanie rozwiązań od momentu podejmowania decyzji.
W miarę podnoszenia się jakości spotkań i budowania bezpiecznej atmosfery, w której liczy się wzajemne zrozumienie, partnerstwo i szacunek, przekonanie co do wartości spotkań wzrasta, tak jak i wzmacnia się zaangażowanie zespołu. Takie warunki dla wspólnej pracy mogą przynieść owoce w postaci innowacyjnych, nieszablonowych rozwiązań. Nie bez powodu udział liderów w szkołach facylitatorów jest uznawany za jedną z dźwigni rozwoju organizacji.
Jakie korzyści może przynieść wprowadzenie zmian w sposobie prowadzenia spotkań?
Firma, która wprowadza facylitacyjny styl prowadzenia spotkań zyskuje:
- poczucie wspólnotowości i poczucie sprawstwa po stronie pracowników,
- lepsze korzystanie z kompetencji pracowników i ich kreatywności,
- większą gotowość zespołu do wspólnej pracy nad problemami,
- czas pracowników dzięki uważnie zaplanowanej strukturze spotkania,
- bardziej zintegrowany zespół,
- sytuację, w której różnica zdań jest traktowana jako szansa dla poszerzenia perspektywy i wypracowania lepszego rozwiązania.
Jednym z rezultatów przyswojenia przez liderów w organizacji podejścia facylitacyjnego, który zauważa Ingrid Bens w książce „Facilitating with ease!”, jest propagowanie w organizacji dialogu. Poprzez zadawanie pytań i korzystanie z narzędzi facylitacji menedżerowie promują praktykę konwersacji, mierzenia się z wyzwaniami, eksplorowania nowych pomysłów. W rezultacie członkowie zespołu są wysłuchani i włączeni w ważne procesy w organizacji. Wiedzą, że ich głos ma znaczenie i pozostają w partnerskiej relacji. To ma kolosalne znaczenie dla budowania zaangażowania pracowników i jest podwalinami organizacji, które osiągają sukces.
Czy zatem jedno szkolenie może zmienić spotkania i zespół na zawsze? Tak. Rozwijanie kompetencji facylitacyjnych u kluczowych osób prowadzących spotkania w organizacji i systematyczne wdrażanie efektów tego szkolenia w codzienną pracę, może być impulsem do większych, kulturowych zmian w organizacji.
Szkolenia z facylitacji dla liderów mogą w znacznym stopniu przyczynić się do wzmocnienia zaangażowania pracowników, których częścią pracy zawodowej są wspólne spotkania. Warto przemyśleć, jakie praktyki wykorzystujemy do zarządzania spotkaniami i czy jest to obszar, który mógłby zostać udoskonalony. Może okazać się, że uzupełnienie własnego warsztatu o techniki facylitacyjne będzie kluczem do wzmocnienia zaangażowania pracowników i rozwoju całej organizacji.
Może Cię jeszcze zainteresować:
Szkola Coachów z perspektywy uczestniczki – Moduł III
Z tej serii wpisów dowiesz się, jak przebiega proces nauki w programie, jakie umiejętności rozwija się dzięki udziałowi w Szkole Coachingu oraz jakie wyzwania pojawiają
Mój zespół jeszcze nigdy niczego razem nie wypracował. Jak angażować ludzi we wspólne działania w trudnych czasach?
Zapraszamy na webinar w czasie którego przyjrzymy się istotnym momentom, które wydarzają się podczas spotkań z zespołem. Skupimy się na praktykach menedżerskich, które pomagają budować
Podsumowanie Międzynarodowego Tygodnia Facylitacji z Absolwentami Szkoły Facylitatorów
To była 11. edycja światowych obchodów Międzynarodowego Tygodnia Facylitacji pod patronatem IAF (The International Association of Facilitors)! Od pięciu lat Wszechnica Uniwersytetu Jagiellońskiego jest promotorką
