Coaching jest metodą ustrukturyzowaną do pewnego stopnia, ma wspólne ramy, początek i koniec. Rolą coacha jest między innymi zarządzanie tym procesem i dbanie o jego ciągłość i spójność. Proces coachingowy to zbiór sesji coachingowych, które dostosowane są do potrzeb klienta. Liczba oraz długość sesji uzależnione są od preferencji coacha oraz klienta. Zwykle jest to sesja zerowa i od 3 do 9 sesji. Jedna sesja zazwyczaj trwa od około 30 – 90 minut. Te parametry są zależne od potrzeby klienta, specjalizacji/podejścia coachingowego i innych czynników.

Sesja coachingowa ma określoną strukturę, która pomaga uporządkować kolejność zadawanych pytań. Niezależnie od tego z jakiego podejścia korzystamy, w trakcie rozmowy powinno wydarzyć się 6 etapów:

1. Zbudowanie relacji służącej rozwojowi.

Czynniki budujące relację to między innymi życzliwość, odpowiednio dobrany ton, wysokość, tempo, natężenie głosu. Zastosowanie sformułowań łagodzących i odzwierciedlania. Kluczowym zadaniem coacha na tym etapie jest zbudowanie zaufania oraz szacunek do autonomii klienta i przekonanie, że jest to relacja partnerska. Takie warunki umożliwiają klientowi zaangażowanie, refleksję, uczenie się w pełniejszy sposób korzystać ze swoich talentów i mocnych stron. Na tym etapie kluczowe jest wejście w pozycję coacha, która jest neutralna, bezstronna, zdystansowana oraz pozbawiona osądów. Pozycja coacha sprzyja zadawaniu otwartych pytań, wspiera ciekawość oraz otwartą dyskusję o wszystkim, co się pojawia, by klient również (poprzez refleksję) mógł odkrywać zależności i znaczenia. W pozycji coacha nie ma miejsca na udzielanie rad. Jest za to przestrzeń na towarzyszenie pojedynczym osobom i grupom w poszerzaniu swojego pola widzenia i myślenia.

2. Umowa/Kontrakt.

Długoterminowy kontrakt na spotkania coachingowe jest podstawowym porozumieniem, które zapoczątkowuje serię sesji. Większość coachów wymaga, aby klient podpisał kontrakt na coaching trwający od trzech do sześciu miesięcy. Jednakże, dla osoby uczącej się coachingu, nawet miesięczny kontrakt może być wartościowym doświadczeniem.

Kontrakt to indywidualna umowa, w której coach i klient: wspólnie formułują, do czego dążą, jakie cele chcą zrealizować w ramach współpracy, określają, co jest potrzebne, aby ta wspólna praca dobrze przebiegała. Wspólnie ustalają na jakie zasady i zobowiązania się decydują. Umowa określa warunki finansowe, techniczne (miejsce, częstotliwość, komunikacja). W treści kontraktu może znaleźć się zapis, zgodnie z którym coach może np. nagrywać sesje (audio) na potrzeby swojego rozwoju. Kontrakt może także dostarczać innych informacji regulujących politykę poufności. W ramach kontraktu (jeśli jest to potrzebne), coach może krótko opisać czym jest coaching i czego można się spodziewać po tym procesie. Poza długoterminowymi kontraktami coach podczas każdej sesji zawiera kontrakt na dane spotkanie, który wyznacza oficjalnie rozpoczęcie sesji. Zaproszenie do jego sformułowania może brzmieć następująco: “OK mamy teraz dla siebie 40 minut. Co według Ciebie jest najważniejsze do zrealizowania dzisiaj?”.

Pytania o cele i priorytety klienta wprowadzają go w rolę „kapitana swojego statku”. Nawet jeśli przy pierwszym kontrakcie klient podaje szczegółową listę długo- i krótkoterminowych celów, zadaniem coacha jest przekazywanie klientowi bieżącej kontroli nad przebiegiem i celami każdej sesji coachingowej. To klient jest ekspertem w swoim własnym życiu. W miarę postępów procesu coachingowego niektóre cele mogą zostać pominięte, a inne nabrać większej wagi. Coach dba o weryfikowanie ważności celów, dopóki nie potwierdzi się, że klient całkowicie kontroluje ten proces. Coach zdobywa zaufanie klientów podczas kontraktów na początku każdej sesji, przyjmując do wiadomości ich wizję i plan działania. Pozwala to łatwiej koncentrować się podczas każdej rozmowy.

Częstą praktyką podczas rozpoczęcia pracy z nowym klientem jest założenie nowego folderu, segregatora lub osobnej sekcji w segregatorze. Coach zazwyczaj przechowuje notatki z każdej sesji oraz wszystkie pomoce, które wykorzystuje w pracy z klientem.

3. Tworzenie doświadczenia.

Na tym etapie coach wspiera klienta w poszukiwaniu informacji o tym, gdzie znajduje się w danym momencie i dokąd zmierza. Coach „tworzy doświadczenie” z klientem, który projektuje swoją indywidualną strategię rozwoju. Coach zaprasza klienta do poznawania siebie, swoich myśli, zachowań, zdobywania nowych umiejętności, eksperymentowania, uzyskiwania informacji zwrotnej. Coach korzysta z różnych narzędzi i ćwiczeń, które pozwalają pokonywać ograniczenia, generować rozwiązania i inspirować klienta.

Podstawą podejścia coachingowego jest zadawanie pytań, które poszerzają świadomość rozmówcy – inaczej mówiąc, zwracają jego uwagę na aspekty, których dotychczas nie uwzględniał. W rozmowie coachingowej zakłada się, że istnieje wiele różnych możliwości, wiele różnych pomysłów i wiele „właściwych” dróg postępowania. Dlatego pytania prawie zawsze powinny być pytaniami otwartymi – dopuszczającymi jak najwięcej odpowiedzi. Elementem stylu coachingowego jest podtrzymywanie rozmowy bez dodawania do niej nowych treści – a zamiast tego dbanie o to, by rozmówca miał okazję „usłyszeć sam siebie” i dodać nowe treści lub wyciągnąć wnioski z tego co właśnie powiedział. Bardzo pomaga w tym stosowanie odzwierciedlania lub parafraza. Rozmowa coachingowa jest czymś zupełnie innym niż rozwiązywanie problemów za rozmówcę lub przekazywanie mu poleceń. Coach, który ją prowadzi, stara się, by to rozmówca był „właścicielem” opracowanych rozwiązań i podjętych decyzji – a także, by był osobą w pełni odpowiedzialną za ich realizację i efekty. Oznacza to pozostawienie klientowi pełnej dowolności w określaniu indywidualnej strategii i samodzielnym tworzeniu planów. Coaching, którego uczymy we Wszechnicy UJ (The Art & Science of Coaching), jest realizowany w podejściu skoncentrowanym na rezultatach i korzysta z poziomów logicznych jako punktu odniesienia, a także sposobu gromadzenia i porządkowania informacji – tak, aby odnaleźć najlepszy punkt interwencji prowadzącej do pożądanej zmiany. Poziomy logiczne w powiązaniu z Ramą Rezultatu to fundamentalne elementy rozmowy coachingowej w tym podejściu.

4. Potwierdzanie/projektowanie działań.

Coach wspiera klienta w tworzeniu planu działania, który wspiera jego pożądany rezultat. Podczas poprzedniego etapu „Tworzenie doświadczenia” klient często generuje wiele potencjalnych działań i nie wszystkie z nich są możliwe do wykonania w ciągu kolejnych dni. Podczas potwierdzania działań coach zadaje bardziej szczegółowe pytania, aby zapewnić zaangażowanie w możliwe do wykonania kroki. Zbiera on informacje uzyskane podczas sesji i zaprasza do spojrzenia z szerszej perspektywy. Podczas tego kroku coach rozwija zdolność klienta do podejmowania decyzji, adresowania głównych obaw, określania priorytetów, refleksji oraz uczenia się z doświadczenia. Coach wspiera samodyscyplinę klienta oraz utrzymuje klienta w stanie odpowiedzialności za to co mówi oraz za to, co zobowiązuje się zrobić w wyznaczonych ramach czasowych. W idealnej sytuacji klient tworzy swój własny plan działania. Jednak w niektórych przypadkach coach może zasugerować „zadanie domowe”.  Według International Coach Federation jest to dopuszczalne, o ile coach i klient są w relacji partnerskiej, a klient zgadza się na sugerowane działania. Proponowane kroki muszą być przedstawione w taki sposób, aby klient mógł w pełni komfortowo zdecydować się na takie działania lub też nie.

5. Wartość sesji.

Na tym etapie coach prosi klienta o refleksję nad tym, co było dla niego najbardziej użyteczne podczas sesji. Można zapytać: “Jaka była wartość tej sesji dla Ciebie? Co udało Ci się zyskać w tej sesji?”, „Czego się dowiedziałeś o sobie?”. Wartością w tym kroku jest połączenie zaplanowanych działań z uczeniem się w chwili obecnej.

6. Docenienie.

Coach kończy sesję znajdując sposób na docenienie klienta, zauważając jego cele i zobowiązania. W zależności od podejścia i indywidualnego stylu prowadzenia coachingu, coach może określić własne korzyści: co mnie dała praca z tobą, czego się dzięki niej nauczyłem.