Po co managerowi kompetencje facylitatorskie?

Od wzmocnienia zespołowego zaangażowania po wydajne rozwiązywanie problemów, kompetencje facylitatorskie stają się niezbędnym narzędziem dla nowoczesnych liderów. Czy zastanawialiście się, jak takie umiejętności mogą przekształcić wasze zarządzanie i zapewnić waszym zespołom szereg korzyści? Z tego artykułu dowiecie się więcej o tym, jak facylitacja może przyczynić się do sukcesu w roli lidera.

Z tego artykułu dowiecie się:

• Co to są kompetencje facylitatorskie?
• Jaka jest relacja między kompetencjami facylitatorskimi a managerskimi?
• Na czym polega różnica między facylitatorem a managerem korzystającym z podejścia facylitacyjnego?
• W jakich sytuacjach manager może użyć kompetencji facylitatorskich?
• Facylitator a mediator – czym różnią się te role?
• Rozwój managerski – jak facylitacja wspiera rozwój menedżera?

Co to są kompetencje facylitatorskie?

Kompetencje facylitatorskie to wiedza, postawa oraz gama umiejętności, które ułatwiają pracę z grupą i wzmacniają potencjał grupy. Facylitator pomaga ludziom osiągnąć wysoką efektywność podczas wspólnego spotkania. Prowadzi pracę grupową w sposób umożliwiający osiąganie użytecznych rezultatów i dba o pełne zaangażowanie obecnych osób. Pozostaje przy tym neutralny. Nie dzieli się swoimi opiniami i zachowuje obiektywność. Jego nieoceniająca postawa ułatwia mu dostrzeganie procesów grupowych, reagowanie w trudnych sytuacjach i proponowanie aktywności, które przybliżają grupę do osiągnięcia celu.

Szczegółowy opis kompetencji facylitatorskich znajduje się w profilu kompetencji facylitatora International Association of Facilitators – międzynarodowego stowarzyszenia akredytującego szkoły facylitatorów oraz certyfikującego facylitatorów. Z powodzeniem część z tych kompetencji miałaby szansę znaleźć się w opisie roli managerskiej.

Kompetencje facylitatorskie a kompetencje managerskie  – czy się pokrywają, oraz jak wpływają na skuteczność w pracy managera?

Zbieżność kompetencji przydatnych facylitatorowi i managerowi wynika z tego, że w coraz większym stopniu organizacje promują partycypacyjny styl zarządzania. Facylitator i manager potrzebują podobnych kompetencji do prowadzenia spotkania grupy/zespołu w sposób ciekawy, angażujący i nadający wspólnej pracy sens. Managerowie odchodzą od dyrektywności i świadomie zwiększają autonomię pracowników. Zapraszają ludzi do wypowiedzi, szanują głos i opinię każdego pracownika. Tworzą warunki do tego, by jak najlepiej skorzystać z wiedzy, talentów i różnych punktów widzenia członków zespołu oraz uspójnić rozumienie zagadnienia, nad którym pracuje zespół.

Kompetencje managerskie (i facylitatorskie), które pomagają budować angażujące środowisko pracy dotyczą m.in.:

• efektywnej komunikacji interpersonalnej,
• korzystania z różnorodności,
• umiejętności zarządzania konfliktem,
• uruchamiania kreatywności w grupie.

Skuteczność managerską i facylitacyjną łączą także wspierające struktury, narzędzia pracy grupowej, które powodują, że zespół efektywniej przechodzi przez potrzebne etapy spotkania i osiąga oczekiwany rezultat. Organizacje dostrzegają, że uczenie kompetencji facylitacyjnych liderów i rozwijanie przywództwa facylitacyjnego przynosi korzyści:

• managerowi – ułatwia pracę z grupą, odciąża go przez współdzielenie się odpowiedzialnością z zespołem,
• zespołowi – buduje poczucie zespołowości i sprawczości, posiadania wpływu; zwiększa samodzielność i motywację członków zespołu,
• organizacji – przynosi lepszej jakości rezultaty i buduje kulturę partycypacji.

Na czym polega różnica między facylitatorem a managerem korzystającym z podejścia facylitacyjnego?

Przy pewnych podobieństwach kompetencyjnych istnieje jednak zasadnicza różnica pomiędzy managerem a facylitatorem. Manager nie stanie się w pełni neutralną osobą podczas prowadzenia pracy zespołu, ponieważ ostatecznie jest odpowiedzialny za zarządzanie nim. Przykładowo rozdysponowuje zadania, by wdrożyć pomysły wypracowane przez zespół. Natomiast w odpowiednich momentach korzysta z metod, narzędzi facylitacyjnych bez rezygnacji ze swojej managerskiej odpowiedzialności.

Manager może zastanowić się, w jak dużym stopniu zamierza oddać odpowiedzialność członkom swojego zespołu i w jakim wymiarze skorzysta z podejścia facylitacyjnego. Jest uprawniony do tego, by:

• Zaprosić ludzi do skonsultowania ważnego zagadnienia – po uwzględnieniu zdania członków zespołu, ostatecznie samodzielnie podejmuje decyzję.
• Współdecydować z zespołem – jego głos będzie miał takie samo znaczenie jak głos każdego innego pracownika.
• Całkowicie oddać decyzyjność zespołowi – manager staje się moderatorem spotkania i powstrzymuje od dzielenia własnymi spostrzeżeniami. W pełni godzi się na rozwiązanie grupy.

W przeciwieństwie do managera, oddziaływanie facylitatora mieści się wyłącznie w ostatniej przywołanej sytuacji – stara się pozostać całkowicie neutralny względem treści wnoszonych przez uczestników spotkania. Jego uwagi mają charakter procesowy, uwzględniający obserwacje procesu grupowego. Manager jest w stanie korzystać z dobrodziejstw kompetencji facylitatorskich w pracy ze swoim zespołem, mając jednak świadomość, że osiągnięcie pełnej neutralności jest wymagające, a w niektórych sytuacjach nawet niemożliwe. Są realia, w których to wyłącznie manager będzie podejmował decyzje, a wynika to bezpośrednio z odpowiedzialności przypisanej do roli. Sprawdźmy, w jakich okolicznościach manager może facylitować.

W jakich sytuacjach manager może użyć kompetencji facylitatorskich?

Wiemy, że manager może zaprosić ludzi do wspólnej pracy, definiując siłę ich wpływu: od konsultowania, przez współdecydowanie aż do pełnego decydowania przez grupę. Oto przykłady sytuacji, kiedy umiejętności facylitacyjne będą wspierać managera w jego pracy z zespołem:

• Wyznaczenie celów strategicznych i operacyjnych.
• Zbudowanie wizji zmiany i wyznaczanie kroków do jej realizacji.
• Rozwiązanie problemu.
• Analiza zagadnienia i podjęcie decyzji.
• Wypracowanie pomysłu.
• Usprawnienie procesu.
• Opracowanie planu.
• Integracja pracowników, pogłębienia relacji pomiędzy członkami zespołu.
• Uczenie się z doświadczenia – np. retrospekcja projektów.
• Rozwiązanie konfliktu.

Facylitator a mediator – jakie są różnice i kogo warto wybrać?

Należy liczyć się z tym, że w trakcie spotkań prowadzonych przez liderów pojawią się antagonizmy. Użyteczna jest wiedza, jak reagować w sytuacji konfliktu, a takich sposobów dostarcza facylitacja. Do pewnego momentu różnice zdań członków zespołu wzbogacają rozumienie omawianego zagadnienia. Zwłaszcza jeśli potraktujemy odmienne stanowiska ludzi jako zasób wiedzy o problemie. Kompetencje facylitacyjne pomagają menedżerowi bez obaw zapraszać pracowników do ujawniania swoich zastrzeżeń. Manager zapewnia warunki do dyskusji, dzięki którym każdy jest usłyszany i traktowany z szacunkiem.

Kłopot pojawia się, gdy spór zaostrza się, wykracza poza przedmiot spotkania, np. dotyczy relacji między pracownikami albo w dużym stopniu angażuje managera. W takich okolicznościach manager może sięgnąć po pomoc niezależnego facylitatora lub mediatora, by zadbać o pełną neutralność. Mediator specjalizuje się w rozwiązywaniu konfliktów i choć uznać można, że to jedna z odmian facylitacji, część jego zadań wykracza poza funkcje facylitatora i daje mu szersze uprawnienia. Zadaniem mediatora może być praca nad zbudowaniem otwartości u skonfliktowanych stron do spotkania się, by rozpocząć dialog. Aby osiągnąć rozwiązanie akceptowane przez obydwie strony i mieć pewność, że jest realne do wdrożenia, mediator korzysta z rozwiązań eksperckich np. włącza do procesu mediacji osoby odpowiedzialne za pomoc prawną.

Gdy manager napotka konflikt, który obejmuje jego zespół, rekomendowany jest uważny namysł nad własną obiektywnością i potrzebą włączenia niezależnej osoby do współpracy przy rozwiązywaniu sporu.

Rozwój managerski – Jak facylitacja wspiera rozwój managera?

Rozwój kompetencji facylitatorskich managera przekłada się na jakość pracy zespołów w organizacji. Sprzyja lepszemu radzeniu sobie liderów z sytuacjami, w których potrzeba:

• włączać osoby mniej śmiałe do wspólnej pracy lub balansować udział osób nadmiernie aktywnych, które nie pozwalają innym dojść do głosu,
• reagować w sytuacji konfliktu,
• prowadzić dyskusję, dbając o jej warstwę emocjonalną i merytoryczną,
• budować współodpowiedzialność osób w zespole,
• porządkować pracę intelektualną, przykładowo przez rozdzielenie etapu pogłębienia rozumienia problemu od etapu generowania rozwiązań.

Przez rozwój kompetencji facylitatorskich manager osiąga większą pewność siebie i biegłość w prowadzeniu pracy zespołu. W efekcie członkowie zespołu doświadczają środowiska, w którym mogą wykazać się swoim pełnym potencjałem i jednocześnie towarzyszy im poczucie, że pracują razem, jako zespół. Facylitacja przygotowuje menedżera do prowadzenia spotkań nieszablonowych, ciekawych, które jednocześnie skutecznie koncentrują uwagę zespołu na osiągnięciu celu.

Facylitacja – szkolenie i jego wpływ na rozwój kariery managerskiej

Rozwój managerski w obszarze facylitacji to krok, który prowadzi do bardziej dojrzałego zarządzania zespołem i pracą grupową. Kompetencje facylitacyjne są niesłychanie przydatne w zarządzaniu zespołem złożonym ze specjalistów, osób doświadczonych, o wysokich kwalifikacjach – gdy zamiast organizowania i nadzorowania pracy, potrzebujemy raczej tworzenia okazji do wspólnego namysłu i podejmowania przez zespół większej odpowiedzialności.

Kompetencje facylitatorskie można rozwijać przez udział w krótkich szkoleniach, podczas których managerowie uczą się jak radzić sobie w konkretnych okolicznościach (np. podczas prowadzenia spotkań zdalnych). Inna droga to udział w kompleksowej Szkole Facylitatorów, która buduje nową rolą i pozwala adaptować rozwinięte kompetencje do różnych sytuacji, z którymi spotyka się manager w pracy z zespołem.

Kompetencje managerskie uwzględniające facylitację to z pewnością propozycja dla liderów, którzy chcą wzmacniać inicjatywę pracowników i pozytywnie wpływać na ich zaangażowanie w pracy.