Skuteczna komunikacja w zespole: fundament rozwoju managerskiego
Przeczytanie tego artykułu zajmie Ci: 5 min
Z tego artykułu dowiesz się:
Elementy skutecznej komunikacji - klucz do efektywnego zarządzania zespołem
Gdyby istniał uniwersalny przepis na skuteczną komunikację, wszystko byłoby prostsze.
Oczywiście nie ma jednej słusznej drogi, którą powinniśmy podążać, ale dbałość choć o kilka kluczowych elementów komunikacji przyczyni się do zwiększenia współpracy wewnątrz zespołu.
Aktywne słuchanie
Aktywne słuchanie jest nastawione na rozmówcę. Oznacza pełne zaangażowanie, akceptację oraz stworzenie mu przestrzeni do wyrażenia swoich myśli. To coś więcej niż czekanie w milczeniu na swoją kolej, by odpowiedzieć. To uważność na słowa i gesty drugiej osoby, utrzymanie ich w pamięci, adekwatne reagowanie na nie.
Jak się tego nauczyć? Wraz z każdą rozmową, poprzez skupienie na rozmówcy i rzeczywiste zainteresowania wypowiedzią. Warto wplatać reakcje potwierdzające zrozumienie słów nadawcy czy reakcje werbalne, które wzmacniają efektywność komunikacji i pokazują rozmówcy, że jesteś zaangażowany(-a) w rozmowę. Warto również dawać rozmówcy czas na zebranie i wyrażenie myśli, a przede wszystkim unikać przerywania. Będzie to służyło budowaniu głębszego zrozumienia i lepszej komunikacji.
Jasność i precyzja
Jeśli chcemy mieć takie samo rozumienie wymienianych informacji, powinniśmy zadbać o jasność i precyzję wypowiedzi. Oznacza to wyraźne, zrozumiałe przekazywanie myśli, używanie słów i wyrażeń adekwatnie do omawianego tematu. To także unikanie dwuznaczności, skrótów myślowych oraz rezygnacja z założenia, że sens naszych słów jest dla ich odbiorcy oczywisty. Działaniem, które warto wykonać na zakończenie rozmowy, jest upewnienie się, jak odbiorca zrozumiał nasze słowa. Dzięki temu zabiegowi możemy zapobiec wielu nieporozumieniom. W celu efektywnego przekazywania informacji warto być uważnym na stosowany język, mówić klarownie, unikać niepotrzebnych ozdobników, a także reagować na sygnały niewerbalne rozmówcy, które mogą sugerować zagubienie.
Konstruktywna współpraca
Konstruktywna współpraca opiera się na otwartym dialogu, pielęgnowaniu pozytywnych interakcji oraz gotowości do rozwiązywania problemów w zespole. Współpracownicy angażują się w powierzone zadania. Wspierają się, mając na uwadze potrzeby innych. Szukają rozwiązań, które przyniosą korzyści dla wszystkich. Ważnymi elementami wartościowej współpracy są: zdolność do konstruktywnego krytykowania (dawania i przyjmowania informacji zwrotnej), dzielenie się refleksjami i pomysłami, otwarta komunikacja i dialog – bycie w rozmowie z członkiniami i członkami zespołu. Taka postawa sprzyja budowaniu pozytywnej atmosfery w zespole, a w konsekwencji osiąganiu wspólnych celów.
Przykładem może być sytuacja, w której dwóch pracowników ma różne podejście do projektu. To nieporozumienie może eskalować i przyczynić się do osłabienia ich relacji lub długotrwałego konfliktu. Może też być impulsem do znalezienia kompromisowego rozwiązania, które uwzględni odmienne potrzeby. Otwarta rozmowa, dzielenie się swoimi obawami, zamiana perspektyw, wspólne poszukiwanie rozwiązań, być może prośba o włączenie się trzeciej osoby przyczynią się w efekcie do sukcesu projektu. Ważna jest gotowość obu stron do podjęcia dialogu, a następnie dobór jak najlepszej formy pracy z problemem.
Nowe technologie wspierają skuteczną komunikację
W pracy hybrydowej i zdalnej zespoły polegają głównie na narzędziach online, które (przynajmniej w swoich założeniach) ułatwiają komunikację i optymalizują zarządzanie czasem. Są to m.in. wiadomości e-mail, komunikatory typu Slack, Microsoft Teams czy WhatsApp, a także platformy do videokonferencji jak Zoom, Skype lub Google Meet. Środowiskiem, w którym komunikacja również jest istotna, są systemy do zarządzania projektów jak Asana, Jira czy Trello. Wykorzystanie tych narzędzi umożliwia komunikowanie się w zespołach zdalnych, pracujących na odległość lub w różnych strefach czasowych. Ważne jest, aby zostały one dobrane adekwatnie do potrzeb organizacji, nie były nadmiarowe, a w zespołach wypracowane zostały zasady korzystania z nich. W tym miejscu warto ponownie przytoczyć dbałość o klarowny przekaz. Pisemne komunikaty w wirtualnej przestrzeni są pozbawione mimiki, gestów, modulacji głosu, przez co ich zrozumienie może być utrudnione. Dobrą praktyką jest przeczytanie napisanej wypowiedzi i sprawdzenie jej zgodności z naszą pierwotną intencją.
Jak rozwijać umiejętności komunikacyjne?
Pytanie, które warto sobie zadać, to jak poprawić swoje kompetencje w tym obszarze? Często mamy wrażenie, że wyrażamy się bardzo jasno i odbiorcy rozumieją przekaz naszej wypowiedzi dokładnie z jej intencją. Takie podejście bywa złudne. Bardzo często zanurzamy się w rozmowę z zestawem (uświadomionych lub nieuświadomionych) założeń, które decydują o jej przebiegu. Nie sprawdzamy, czy nasi rozmówcy nie gubią się podczas naszego wywodu. Zidentyfikowanie obszarów, które wymagają poprawy, nie zawsze jest łatwe. Okazję do tego stwarzają różnorodne szkolenia oraz programy rozwojowe, w trakcie których bierzemy udział w ćwiczeniach, otrzymujemy informacje zwrotne, w skupieniu przyglądamy się różnym modelom. Dodatkową wartością jest obecność grupy, czyli kilku lub kilkunastu osób, z którymi się, właśnie, komunikujemy. W efekcie uczestnictwa w różnych programach szlifujemy kompetencje komunikacyjne, które pozwalają klarownie i prosto formułować myśli, zadawać właściwe pytania, słuchać w skupieniu i odnosić się do odbiorcy z otwartością i poszanowaniem dzielących nas różnic. Kompetencje te następnie wykorzystujemy w każdym obszarze życia, zarówno prywatnym, jak i zawodowym.
Szkolenia i warsztaty
Warto postawić na szkolenia z komunikacji interpersonalnej, dzięki którym:
- rozwiniemy umiejętności słuchania oraz formułowania klarownych przekazów,
- zdobędziemy wiedzę na temat różnic indywidualnych w stylach komunikacji,
- pogłębimy umiejętności budowania i utrzymywania pozytywnych relacji z innymi,
- nauczymy się udzielać konstruktywnej informacji zwrotnej.
W sferze zawodowej dobre umiejętności komunikacyjne są kluczowe dla skutecznego przywództwa. Pracownikom zaś pozwalają odnaleźć się w dynamice pracy zespołowej i efektywnie komunikować się w grupie. To kluczowe elementy dla osiągania wspólnych celów.
Szkolenia coachingowe
Jeśli chcemy rozwijać umiejętności komunikacyjne w praktyce, tak by budować pozytywne relacje czy efektywnie wspierać innych, mogą nam w tym pomóc szkolenia coachingowe. Coaching opiera się na umiejętności zadawania pytań, które prowokują do refleksji i pomagają klientowi w osiągnięciu założonych celów oraz odnalezieniu rozwiązań. Szkolenia uczą, jak mogą oraz jak powinny wyglądać dobre pytania, które pomagają klientowi dotrzeć w pożądane miejsce. Uczestnicy szkoleń ćwiczą również uważność na drugą osobę, zaangażowanie w trakcie rozmowy, aktywne słuchanie. Inną ważną umiejętnością, której poświęca się czas, jest udzielanie konstruktywnej informacji zwrotnej. Szkolenia coachingowe stwarzają unikalną przestrzeń do zgłębienia umiejętności komunikacyjnych poprzez praktyczne ćwiczenia, symulacje oraz zastosowanie narzędzi coachingowych. Taka droga rozwoju nie tylko podnosi umiejętności komunikacyjne, ale również wspiera całościowy rozwój osoby.
Samodzielne zdobywanie wiedzy
Czasem wybieramy samodzielne zgłębianie tematu, który nas interesuje lub w danym momencie jest potrzebny w środowisku zawodowym. Jedną z form uczenia się o komunikacji może być czytanie literatury specjalistycznej, branżowej lub popularnonaukowej. Regularne czytanie takich publikacji, książek, artykułów pozwala być na bieżąco z aktualnymi trendami, badaniami i dobrymi praktykami w danej dziedzinie. To również doskonały sposób na rozwijanie umiejętności krytycznego myślenia i analizy informacji, które są jednymi z ważniejszych kompetencji w XXI wieku.
Z kolei aktywne uczestnictwo w grupach dyskusyjnych i forach umożliwia wymianę doświadczeń, zdobywanie praktycznej wiedzy oraz nawiązywanie cennych kontaktów zawodowych. Aktywna obecność w takich grupach online lub offline ułatwia korzystanie z doświadczeń innych profesjonalistów, a także sprzyja budowaniu środowiska współdzielenia wiedzy i wzajemnego inspirowania się.
Ocena komunikacji w zespole
Na poziomie organizacji oraz na poziomie zespołu powinniśmy regularnie sprawdzać, czy komunikujemy się skutecznie. Czy różne osoby tak samo rozumieją przekazywane komunikaty? Czy za wspólnymi uzgodnieniami idą działania? Czy wszystkie osoby mają taki dostęp do informacji, jaki powinny mieć? Jeśli zauważymy nieścisłości, problemy wpływające na współpracę, powinniśmy dokonać zmiany strategii komunikacyjnych, a inaczej mówiąc sposobu w jaki ze sobą rozmawiamy i przekazujemy informacje.
Zwiększanie kompetencji komunikacyjnych przysłuży się rozwojowi w naszej roli, także managerskiej. Wpłynie też na kulturę organizacyjną poprzez ułatwianie dialogu i gotowości do prowadzenia konstruktywnych rozmów i udzielania sobie informacji zwrotnej.
Skuteczna komunikacja – tak czy nie?
Odpowiedź na to pytanie nie będzie zaskoczeniem. O skuteczną komunikację warto dbać w każdym obszarze naszego życia. W kontekście zawodowym będzie ona sprzyjała dobrej atmosferze pracy, radzeniu sobie z krytycznymi sytuacjami, uważności na różne potrzeby i poglądy, budowaniu relacji, osiąganiu wspólnych celów, a także rozwojowi pracowników oraz liderów i managerów. Aktywne słuchanie, jasność przekazu, skupienie na rozmówcy przełoży się na jakość współpracy i wzajemne wspieranie się w codziennych sytuacjach.
Może Cię jeszcze zainteresować:
Szkola Coachów z perspektywy uczestniczki – Moduł III
Z tej serii wpisów dowiesz się, jak przebiega proces nauki w programie, jakie umiejętności rozwija się dzięki udziałowi w Szkole Coachingu oraz jakie wyzwania pojawiają
Mój zespół jeszcze nigdy niczego razem nie wypracował. Jak angażować ludzi we wspólne działania w trudnych czasach?
Zapraszamy na webinar w czasie którego przyjrzymy się istotnym momentom, które wydarzają się podczas spotkań z zespołem. Skupimy się na praktykach menedżerskich, które pomagają budować
Podsumowanie Międzynarodowego Tygodnia Facylitacji z Absolwentami Szkoły Facylitatorów
To była 11. edycja światowych obchodów Międzynarodowego Tygodnia Facylitacji pod patronatem IAF (The International Association of Facilitors)! Od pięciu lat Wszechnica Uniwersytetu Jagiellońskiego jest promotorką
