5 rzeczy, które warto wiedzieć wdrażając program EAP

Troska o dobrostan psychiczny pracowników, ich rezyliencję (odporność na trudne sytuacje i łatwość adaptacji do zmian), to wzmacniający się trend w obszarze zainteresowania pracodawców. Coraz większa złożoność otoczenia skłania organizacje do poszukiwania systemowych rozwiązań gwarantujących wsparcie pracownikom w sposób skuteczny i łatwo dostępny. Jednym z takich rozwiązań jest EAP – Employee Assistance Program – wsparcie psychologiczne dla pracowników przez linię telefoniczną. Aby dobrze zrozumieć, czym jest usługa EAP, warto być świadomym dwóch poziomów rezultatów, które uzyskuje się dzięki wprowadzeniu programu w organizacji.

Indywidualna rozmowa

Z perspektywy indywidualnego pracownika osiągamy efekt, który jest istotny tu i teraz. Umożliwiamy każdej osobie w organizacji rozmowę z profesjonalistą, gdy okoliczności przekraczają jego dotychczasowe sposoby radzenia sobie z wyzwaniami. W momencie kryzysu i przytłoczenia konstruktywne sposoby myślenia oraz kompetencje, którymi dysponujemy wydają się niedostępne. Celem indywidualnej rozmowy w ramach EAP jest odzyskanie dostępu do tych obszarów i znalezienie sposobu na poradzenie sobie z wymagającą sytuacją. Gdy pracownik zmaga się z trudnością, czy to zawodową, czy prywatną, może zaufać, że po drugiej strony słuchawki jest ktoś, kto go wysłucha, będzie prowadzić rozmowę w taki sposób, aby odzyskał równowagę, odkrył w sobie wystarczające zasoby do podjęcia dobrego dla siebie działania.

Po stronie pracodawcy może rodzić się zastanowienie, z jakimi sprawami zgłaszają się pracownicy w rozmowach. Oto przykłady spraw: trudności wynikające z sytuacji kryzysowych (śmierć, wypadek, choroba), problemy w środowisku zawodowym (współpraca z członkami zespołu, przełożonym, podwładnym, stres, kłopoty z efektywnością, spadek motywacji, wypalenie), objawy lęku, niepokoju, obniżenia nastroju, wymagające sytuacje życiowe (rozwód, żałoba), zaburzenia funkcjonowania psychicznego, depresja, kłopoty w relacjach rodzinnych, uzależnienia, troska o los bliskich w czasie pandemii, zagadnienia rozwojowe itd. Liczne przykłady tematów, które poruszają pracownicy, pokazują jak holistycznym wsparciem jest EAP.

Systemowa zmiana w organizacji

Drugi poziom rezultatów dotyczy tego, jak EAP i współpraca z konsultantami prowadzącymi program wpływa na kulturę organizacyjną. Interwencyjne rozmowy EAP oraz inicjatywy wzmacniające widoczność programu w firmie sprawiają, że dbałość o zdrowie psychiczne zaczyna być czymś powszechnym w świadomości pracowników. Znika tabu wokół zdrowia psychicznego. Ludzie coraz bardziej otwarcie mówią o tym, że zmagają się z kłopotami. Zaczynają coraz lepiej sobie z nimi radzić, bo czują, że to jest akceptowane – wszystko jest z nimi w porządku, mają prawo przeżywać i zmagać się z trudnościami. Obiecującą wizją jest samoorganizująca się wokół zdrowia psychicznego organizacja, w której ludzie wiedzą, jak wspierać się wzajemnie, jak oferować sobie pomoc i lepiej rozumieją się, gdy ta pomoc jest potrzebna. Budujemy zdrowe środowisko pracy, które pomaga ludziom wzrastać. Takie rozumienie włączania programu EAP w kulturę firmy wykracza poza myślenie o nim w kategoriach kolejnego benefitu. Przeciwnie, wdrożenie programu jest strategicznym posunięciem. Prowadzi do stworzenia miejsca pracy, w którym ludzie czują się dobrze, efektywnie pracują a w trudnych chwilach uzyskują zrozumienie, wsparcie i szansę na odzyskanie równowagi. Równowaga ta przekłada się na zdrowie całej organizacji, dzięki czemu firmy, mając ludzi na pokładzie, mogą realizować swoją misję i skupić się na celu, do którego zostały powołane.

Na co warto zwrócić uwagę wdrażając EAP

Mądre wprowadzenie programu EAP w organizacji może sprawić, że nie pozostanie on wyłącznie jedną z kolejnych atrakcji przyciągających uwagę kandydatów do pracy, z którego będą rzadko korzystać, a stanie się nieodłącznym elementem organizmu – układu odpornościowego organizacji. Przy wdrażaniu programu EAP warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań.

1. Jakiej dostępności czasowej konsultantów potrzebują pracownicy w mojej organizacji? Konsultacje psychologów mogą być realizowane już od kilku godzin tygodniowo po dostęp do całodobowej linii. Rozwagi wymaga znalezienie balansu między dostępnością czasową a rzeczywistymi potrzebami ludzi w organizacji i natężeniem spraw z którymi dzwonią. Elastyczne podejście do zmiennych potrzeb firmy (np. zwiększenie dostępności konsultantów w procesie zmiany organizacji) mogą być ważnym elementem wyboru partnera do realizacji usługi.
2. Jakiego poziomu rozpoznawalności konsultantów potrzebują pracownicy? Mamy wpływ na jakość relacji, którą mogą współtworzyć konsultanci z pracownikiem. Linia EAP zakłada anonimowość dzwoniącego pracownika, nie anonimowość konsultanta. Sprawdźmy, czy linia jest obsługiwana przez szerokie grono zmieniających się osób, czy pracownicy mają szansę dodzwonić się ponownie do konsultanta, z którym już kiedyś rozmawiali. Przypisanie konkretnych konsultantów do danej godziny dyżuru stwarza takie możliwości. Warto zagwarantować pracownikom opcję umówienia się na rozmowę poza godzinami dyżuru – na kontynuację rozpoczętej konwersacji, gdy sprawa jest szczególnie trudna i złożona. Anonimowy konsultant lub zbyt liczna grupa konsultantów może rodzić zawahanie u pracowników i zastanowienie, kim realnie jest osoba po drugiej stronie słuchawki. Na kogo trafię? Czy mogę mu zaufać? W naszych programach EAP dostrzegamy, że wiele rozmów jest prowadzonych z osobami powracającymi – dzięki dobrym doświadczeniom w pierwszej rozmowie szukają dalszego wsparcia w sytuacjach wymagającej dłuższej linii działań. Długofalowa współpraca konsultantów z firmą pozwala im lepiej ją poznać, uczyć się jej i trafniej reagować w sprawach, w których dzwonią pracownicy.
3. Jak opowiedzieć o EAP pracownikom? Obszar ważny do przemyślenia przed wdrożeniem EAP, to koncepcja komunikacji projektu – zdefiniowanie sposobów informowania o możliwości korzystania z konsultacji pośród członków zespołu. Jeżeli zależy nam na autentycznym włączeniu programu do codziennej pracy ludzi, skrupulatnie zaplanujmy wprowadzającą i cykliczną kampanię, dzięki której osoby szukające pomocy będą mogły do niej dotrzeć właśnie wtedy, gdy będzie potrzebna. Dobrą praktyką jest włączanie kadry menedżerskiej i pogłębienie przez nią rozumienia programu EAP, jako narzędzia, z którego mogą korzystać osobiście, które mogą rekomendować pracownikom, gdy zauważą niepokojące sygnały w ich samopoczuciu i zachowaniu. Odpowiedzi na to, jak budować komunikaty o programie EAP, jak przygotować ludzi do rekomendowania sobie tego rodzaju wsparcia, poszukiwać można u opiekuna merytorycznego dostawcy programu EAP.
4. Co ludzie powinni wiedzieć o zdrowiu psychicznym, by korzystać z EAP? Po wstępnym etapie budowania świadomości, że program EAP istnieje w firmie, uwaga organizacji może skoncentrować się na budowaniu śmiałości pracownika w kontakcie z konsultantem. Wiele rozmów realizowanych przez naszych konsultantów zaczyna się od zawahania rozmówcy, czy dzwonią w dobrej sprawie: „Właściwie nie wiem, czy tutaj mógłbym o tym rozmawiać”. Wokół zdrowia psychicznego narosło wiele mitów. Kampania edukacyjna, w której ludzie dowiadują się, z jakimi sprawami mogą zadzwonić do konsultanta, jak zauważać granicę, w której są zdolni do samodzielnego poradzenia sobie z problemem, a kiedy pomocna, a nawet konieczna będzie rozmowa ze specjalistą, jest sposobem na wzmocnienie skuteczności wdrożenia programu EAP.
5. Na jaki rodzaj współpracy z konsultantami jestem gotowy? Nie bez znaczenia dla powodzenia projektu jest zaufanie zbudowane między organizacją a konsultantami prowadzącymi program EAP. Dialog między osobami zaangażowanymi w realizację tej formy pomocy a reprezentantem firmy pozwala adekwatniej przygotować się na rozmowy z pracownikami. Świadomość planowanych fuzji, przejęć, zwolnień, zmian kierunków strategicznych, przygotowuje konsultantów na różne scenariusze konsultacji i buduje ich wrażliwość w rozmowie z pracownikiem. Dłuższa współpraca z doświadczonymi psychologami o profilu konsultantów OD (Organization Development) pozwala spojrzeć na organizację systemowo, wyciągać wnioski i wprowadzać rozwiązania, które w perspektywie długofalowej wzmocnią szeroko rozumiane zdrowie w organizacji (np. przez świadczenie dodatkowych usług, warsztaty prowadzące do zmiany stylu zarządzania, kultury organizacyjnej itp.)

Program Employee Assistance, pozornie prosty i łatwy do kupienia u dostawcy, może w bardzo rożny sposób wprowadzić jakościową zmianę w organizacji – od benefitowego wsparcia dla pracowników po systemowe i strategiczne narzędzie wzmacniania odporności organizacji i ludzi w niej pracujących.

Uzgadniając wprowadzenie programu do firmy, rozważmy jakiej zmiany oczekujemy. Dlaczego chcemy wprowadzić EAP? Co chcemy osiągnąć? Jaki efekt będzie dla nas interesujący? Interwencyjne rozmowy z pracownikami to nie wszystko, co jest możliwe do osiągnięcia. EAP może stać się elementem kultury, gdy wynika z autentycznej troski o dobrostan pracowników i jest zgodny z przekonaniem, że wzmacnianie zdrowego środowiska pracy sprzyja budowaniu gotowości do mierzenia się z wyzwaniami, jakie czekają na nas w przyszłości.