Facylitacja jako narzędzie kulturotwórcze
Magdalena Pęcak
Przeczytanie tego artykułu zajmie Ci: 5 min
Z tego artykułu dowiesz się:
Czym jest kultura organizacyjna i jakie ma znaczenie?
Poszukując informacji na temat kultury organizacyjnej możemy znaleźć stwierdzenia, że kultura organizacji stanowi jej osobowość czy też duszę, co z pewnością słusznie podkreśla jej wartość i moc. Głębsze definiowanie kultury organizacyjnej i jej znaczenia wymaga zwrócenia uwagi na to, że wyróżniamy zarówno takie jej aspekty, które widać gołym okiem jak np. to jak, się do siebie zwracamy, jaki mamy dress code, jak na co dzień pracujemy czy respektujemy wzajemne ustalenia, jaki i te, które są ukryte, a do których należą normy, wartości i założenia. To co jednak najbardziej istotne dla naszych dalszych rozważań to fakt, że kultura kształtuje się przez doświadczenie tworzących ją ludzi i wpływa na sposób ich działania, podejmowane decyzje czy podejście do rozwiązywania problemów. Oczywistym zatem staje się, że świadome wzmocnienie kultury organizacyjnej, poprzez promowanie pewnego rodzaju postaw czy zachowań, przy jednoczesnym wygaszaniu tych, które jej nie służą jest zadaniem każdej organizacji. W praktyce oznacza to, że nie ma jednej słusznej kultury, która sprawdzi się we wszystkich organizacjach i każda z nich powinna kształtować ją w kierunku, który pozwoli realizować jej strategiczne cele i budować przewagę konkurencyjną. W jednej organizacji będzie to oznaczało wzmacnianie gotowości do podejmowania ryzyka, a w innej wręcz przeciwnie, uruchomienie większej ostrożności. Część organizacji postawi na współpracę, inne skoncentrują się na wzmacnianiu indywidualnej pozycji swoich specjalistów. To, w jakim kierunku organizacja będzie kształtować swoją kulturę, przełoży się nie tylko na to, jakich ludzi będzie przyciągać oraz na ich satysfakcję z pracy, ale przede wszystkim na codzienny sposób działania pracowników.
Czy facylitacja może służyć jako narzędzie budowania kultury organizacyjnej?
Facylitacja w biznesie umożliwia wykorzystanie pełnego potencjału ludzi i zespołów obecnych na spotkaniu. Takie spotkanie ma oczywiście cel, dla którego gromadzimy na nim ludzi, ale w przeciwieństwie do spotkań czysto informacyjnych, np. o podjętej decyzji, staje się zaproszeniem do wypracowania tej decyzji przez uczestniczące w nim osoby. W innej sytuacji celem może być wypracowanie planu działania w ramach projektu i podzielenie się wspólnie zadaniami pomiędzy siebie, zamiast dostania przydziału zadań „z góry” lub przerzucenia ich na osobę, która będzie się najbardziej poczuwała do ich wykonania. Jak łatwo zauważyć, takie podejście pozwala uruchamiać partycypację w zespole, grupie czy nawet całej organizacji i z pewnością wpływa na wzmocnienie kultury organizacyjnej skoncentrowanej na współpracy i uruchamianiu potencjału pracowników. W tym kontekście możemy powiedzieć, że facylitacja jest narzędziem budowania kultury, bo sama w sobie proponuje pewną kulturę pracy, opartą o decentralizację władzy i odpowiedzialności, a skoncentrowaną wokół taki wartości jak współpraca i poczucie wspólnoty w pracy, partnerstwo, rozwijanie potencjału. Jeśli organizacja uzna, że właśnie o takie właściwości kultury jej chodzi, wdrażanie facylitacji będzie jednym ze świadomie podejmowanych działań, by ją kształtować w zgodzie z potrzebami.
Jak facylitacja wspiera tworzenie kultury współpracy i wspólnotowości?
Współpraca i poczucie wspólnoty w pracy to pierwsze hasła, które pojawiają w głowie, gdy myślimy o korzyściach ze stosowania facylitacji. Aby zrozumieć jak to się dzieje, że zmiana sposobu pracy może przełożyć się w tak dużym stopniu na postawy ludzi i ich zaangażowanie warto przyjrzeć się mechanizmom, które uruchamia facylitacja w organizacji. Kluczowym wydaje się tu wyraźny sygnał od liderów, podkreślający wagę opinii pracowników, to że ich głos ma znaczenie. To natomiast przekłada się na wzrost poczucia sprawczości, wpływu, bycia ważnym, a stąd już bliska droga do większego zaangażowania. Kiedy ludzie przestają być wyłącznie odbiorcami i wykonawcami decyzji innych osób, kiedy mogą mieć na nie wpływ, w sposób naturalny wzrasta ich gotowość do brania odpowiedzialności za wybrany obszar funkcjonowania organizacji. Żeby to się wydarzyło niezbędne jest również zaufanie i poczucie bezpieczeństwa, które także w tym procesie się budują (choć oczywiście składowych sukcesu jest więcej) oraz silna współpraca. Kiedy ludzie pracują razem nad danym rozwiązaniem czy decyzją, a do tego zaprasza facylitacja, uczą się rozmawiać, spierać na argumenty, sprawdzają różne pomysły – ich mocne i słabe strony, testują różne propozycje, szukają konsensusu, wierząc, że rozwiewanie obiekcji może uchronić przed błędem. To, że pracownicy rozumieją swoje perspektywy i że przeprowadzili głęboką refleksję nad danym zagadnieniem powoduje, że z większą odwagą podejmują działanie, udzielając sobie nawzajem mandatu zaufania również w kwestiach, które nie wymagają zbiorowego namysłu.
Jak skorzystać z facylitacji, by wzmacniała zachowania i postawy, na których nam zależy?
Skoro już wiemy, jaką wartość wnosi facylitacja w organizacji, jakie wartości promuje i jak przekłada się na postawy pracowników, warto zastanowić się nad tym, jak można byłoby z tej formy pracy skorzystać wprost, wypracowując konkretne rozwiązania wraz z pracownikami w ramach wspólnych warsztatów. Oto kilka przykładów spotkań facylitowanych nastawionych na budowanie i wzmocnienie kultury organizacyjnej:
- Definiowanie wartości organizacji. Jeśli chcemy, by wartości były czymś więcej, niż pustymi sloganami, możemy zaprosić przedstawicieli pracowników, by wspólnie je uzgodnili. Opisy wartości mogą być wzbogacone wskaźnikami behawioralnymi, dzięki czemu wszyscy będą wiedzieli jak je rozumieć i jak mają one pomagać nam być taką organizacją, jaką chcemy być.
- Generowanie pomysłów na projekty kulturotwórcze wokół zdefiniowanych wartości. Przykładowo, jeśli wartością będzie innowacyjność, pracownicy mogą wziąć udział w sesji kreatywnej, w której wygenerują i dopracują pomysły na to, jak tą innowacyjność wzmacniać i jak tworzyć warunki do jej uruchamiania. Albo jeśli organizacja postawi na otwartą komunikację i współpracę, może zaprosić pracowników do wygenerowania pomysłów na działania, projekty czy struktury do pracy, które będą wspierać współpracę i przeciwdziałać tworzeniu się silosów.
- Ujednolicanie rozwiązań w różnych oddziałach czy zakładach produkcyjnych. Bywa tak, że mimo, iż organizacja jest jedna, to sposób pracy, rozwiązywania problemów a czasem nawet zakresy odpowiedzialności osób pełniących tożsame stanowiskach w różnych jednostkach firmy się różnią. Niejednokrotnie jest to uzasadnione, ale jednocześnie może być źródłem wielu problemów. Sesja facylitacyjna z przedstawicielami różnych oddziałów czy zakładów może być skoncentrowana wokół wypracowania wspólnych standardów i uzgodnienia ram dla indywidualnych rozwiązań, specyficznych dla danej jednostki.
- Uczenie się z doświadczenia. Regularne spotkania podsumowujące projekty są propozycją dla tych organizacji, które chcą wzmacniać kulturę uczenia się, otwartości na błędy, na eksperymentowanie i wspólne rozwiązywanie problemów. Celem takich sesji może być zidentyfikowanie czynników sukcesu, bądź źródeł niepowodzenia i wyciągnięcie wniosków na przyszłość. Efektem może być lista dobrych praktyk i plan na ich wdrożenie przy realizacji kolejnego projektu.
O czym pamiętać sięgając po facylitację i chcąc wdrożyć ją do organizacji?
Podsumowując – facylitacja w organizacji, jeśli jest z namysłem wprowadzona jako sposób pracy, z pewnością przekłada się na jej kulturę, opartą na partycypacyjnym stylu zarządzania i korzystaniu z potencjału ludzi. Jednocześnie trzeba mieć na uwadze, że to konkretny kierunek kształtowania kultury organizacyjnej, warto więc upewnić się czy taka kultura będzie wspierała firmę w realizacji celów strategicznych. O czym jeszcze warto pamiętać decydując się na wdrożenie facylitacji?
- Kultura organizacji jest uparta i ludzie mogą nie być gotowi na zmianę sposobu działania. Jeśli do tej pory nie pracowali w grupach, byli przyzwyczajeni do wykonywania pracy według utartych schematów a odpowiedzialność za to, jak jest, mogli ze swobodą lokować w osobach zarządzających, prawdopodobnie z oporem i niepokojem podejdą do propozycji zespołowego podjęcia jakiejś decyzji. Potrzeba zatem czasu, cierpliwości i konsekwencji we wprowadzaniu nowego sposobu pracy oraz wskazywania dokąd zmierzamy i jak to działanie po nowemu pomaga nam dojść do wyznaczonego celu, dzięki czemu wzmocnimy gotowość organizacji na zmianę.
- Zmiana kultury organizacji, oprócz czasu, wymaga znajomości czynników, które ją ukształtowały i wpływają na jej utrwalanie. Kluczową rolę w transformacji kultury organizacji pełnią więc liderzy, których zadaniem jest tworzenie warunków sprzyjających pojawianiu się nowych postaw i zachowań oraz docenianie i wzmacnianie, gdy występują.
- Zmiana kultury dotyczy całej organizacji, co oznacza, że sesje facylitowane powinny być organizowane na miarę wyzwań i gotowości pracowników na wszystkich szczeblach. Jednocześnie nie chodzi o to, by od wielkiego dzwonu zrobić „ważne” spotkanie, na którym zaprosimy ludzi do zabrania głosu. Chodzi o to, by na co dzień zachęcać ludzi do wymiany zdań, dzielenia się opiniami, proponowania usprawnień i wymyślania w zespołach, jakie je zaimplementować.
- Aby wdrożyć facylitację do organizacji i skorzystać z jej kulturotwórczego potencjału trzeba mieć na pokładzie ekspertów facylitacji, którzy będą w stanie przeprowadzać spotkania facylitowane jak również wspierać menedżerów w rozwijaniu umiejętności facylitacyjnych.
Więcej na temat świadomego korzystania z facylitacji w organizacji dowiesz się z artykułu: Moda ? Utopia ? A może lek na wszystkie bolączki ? O tym, jak mądrze korzystać z facylitacji w organizacji
Może Cię jeszcze zainteresować:
Szkola Coachów z perspektywy uczestniczki – Moduł III
Z tej serii wpisów dowiesz się, jak przebiega proces nauki w programie, jakie umiejętności rozwija się dzięki udziałowi w Szkole Coachingu oraz jakie wyzwania pojawiają
Mój zespół jeszcze nigdy niczego razem nie wypracował. Jak angażować ludzi we wspólne działania w trudnych czasach?
Zapraszamy na webinar w czasie którego przyjrzymy się istotnym momentom, które wydarzają się podczas spotkań z zespołem. Skupimy się na praktykach menedżerskich, które pomagają budować
Podsumowanie Międzynarodowego Tygodnia Facylitacji z Absolwentami Szkoły Facylitatorów
To była 11. edycja światowych obchodów Międzynarodowego Tygodnia Facylitacji pod patronatem IAF (The International Association of Facilitors)! Od pięciu lat Wszechnica Uniwersytetu Jagiellońskiego jest promotorką
