Inspiracje

Moda? Utopia? A może lek na wszystkie bolączki? O tym, jak mądrze korzystać z FACYLITACJI w organizacji

Po co komu facylitacja? Przecież kiedyś jej nie było (czy aby na pewno?), pracowaliśmy, odnosiliśmy sukcesy. Inne pytanie: czy można ludziom zaufać, powierzyć decyzje? Przecież mogą zbłądzić. To może już lepiej samemu zadecydować i powiedzieć ludziom, co i jak mają robić. Kolejny dylemat: czy to nie strata czasu? Tyle roboczogodzin, żeby jedną rzecz wypracować. Tak postawione pytania oczywiście są zasadne i odzwierciedlają fakt, że facylitacja nie jest niezbędna do funkcjonowania organizacji, nie jest również lekarstwem na wszystkie kłopoty czy sposobem na radzenie sobie z wszelkimi wyzwaniami. Kiedy jednak wchodzimy głębiej w to, JAK chcemy pracować w organizacji, z KIM i na CZYM ją budować, JAKĄ kulturę kształtować, wówczas okazuje się, że facylitacja może mieć głębokie zastosowanie i dać nam nowe możliwości do uzyskiwania lepszych wyników i efektów, o których do tej pory nie myśleliśmy.

Jakie są zatem najważniejsze założenia tej metody pracy, a więc i warunki, w których możemy po nią sięgnąć?

Potencjał

Najważniejszym założeniem, które przyjmujemy sięgając po facylitację, jest założenie, że w grupie tkwi potencjał – wystarczający, a często największy, by sprostać postawionemu zadaniu. Oznacza to pełne zaufanie do zespołu, do jego kompetencji, możliwości rozwiązania problemu. Bez tego przekonania nie ma sensu nawet rozważanie zastosowania facylitacji. Co więcej, ważne by zespół również miał przeświadczenie, że jest adekwatnym adresatem wyzwania, którym należy się zająć. I tu oprócz indywidualnego poczucia bycia kompetentnym ważny jest kontekst organizacyjny – na ile członkowie zespołu są w organizacji umocowani do podejmowania decyzji, na ile przyzwyczajeni przez codzienną kulturę pracy, do uczestniczenia we współdecydowaniu czy wypracowywaniu rozwiązań, na ile mogą mieć i mają pewność, że zostali zaproszeni do realnej pracy nad danym zagadnieniem, a efekty ich pracy rzeczywiście znajdą dalsze zastosowanie. Czyli z jednej strony kompetencja grupy, a z drugiej realność wdrożenia wypracowanych przez nią rozwiązań. A co jeśli zespół rzeczywiście nie ma wystarczających kompetencji? Wtedy sięgamy do innych sposobów radzenia sobie z wyzwaniami.

Zaangażowanie

Kolejny ważny warunek stosowania facylitacji, to istotność zagadnienia, którym się zajmujemy, czyli na ile temat jest kluczowy dla organizacji, na ile cenne jest, by ludzie identyfikowali się z wypracowanymi rozwiązaniami, a więc z większą motywacją zaangażowali się w późniejsze ich wdrożenie. Zagadnienia mogą rzecz jasna dotyczyć mniejszej grupy pracowników czy nawet jednego zespołu, wciąż jednak warunek istotności zagadnienia znajduje zastosowanie, by poświęcony czas i energia były adekwatne do tego, jakie znaczenie dla uczestników facylitacji ma dany problem i jego rozwiązanie. Przykładami „ważnych” tematów mogą być: budowanie strategii firmy, tworzenie procedury obsługi klienta czy przepływu informacji pomiędzy działami, planowanie nowego projektu, optymalizacja procesu, tworzenie planu wdrażania zmiany. Warto dodać, że facylitacja może obejmować cały proces tworzenia rozwiązania lub wybrany etap, na przykład generowania pomysłów, ustalania kryteriów decyzji czy wyboru najlepszego rozwiązania. Bywa też, że zdecydujemy się jedynie na analizę wcześniej przygotowanych pomysłów, w drodze konsultacji z grupą pracowników, co pozwoli usłyszeć ich głos i dopracować rozwiązania tak, by były przez nich zaakceptowane. Myśląc o korzyściach z włączania pracowników w podejmowanie decyzji czy rozwiązywanie różnorakich problemów, warto więc wymienić: uzyskanie ambasadorów zmian, wypracowanie rozwiązania akceptowalnego dla całej organizacji, gdy zadbamy o to, by usłyszeć interesy różnych jej grup i zespołów, a także, co może fundamentalne, wypracowanie rozwiązań, których nie otrzymalibyśmy pracując w mniejszym, homogenicznym gronie. To ostatni element naszej układanki.

Różnorodność

Zauważmy, że tematy określone jako ważne, to często tematy o nieoczywistych rozwiązaniach. Bywa, że w odniesieniu do nich padają różne pomysły, opinie, interpretacje, które ciężko mądrze i dyplomatycznie pogodzić w jedną całość. Widoczne staje się wówczas wyzwanie: jak zadbać o wysłuchanie wszystkich głosów? Jak uwzględnić różnorakie spojrzenia i doprowadzić do kompromisu, a najlepiej do konsensusu? Jak tworzyć atmosferę pracy na rzecz wspólnego rozwiązania, bez rywalizacji, udowadniania racji, trwania przy swoim? Może wówczas pojawić się pokusa, by zaprosić do pracy grupę bardziej jednorodną, która z większym prawdopodobieństwem szybko i sprawnie osiągnie wymagany rezultat. Z drugiej strony wnikliwie spoglądając w głąb procesu wypracowywania rozwiązania, zobaczymy jaka siła tkwi w różnorodności, w merytorycznych sporach, wymianie poglądów i zaskakiwaniu się wzajemnie odmiennością spojrzeń. Tylko czy umiemy sobie wyobrazić takie spotkanie? Bez dobrego przygotowania, poprowadzenie go z sukcesem rzeczywiście byłoby bardzo trudne. Na szczęście z pomocą przychodzi facylitacja, wraz z opisanymi metodami, narzędziami, strukturami pracy, technikami radzenia sobie w trudnych momentach spotkania i szeregiem podpowiedzi, które pomagają prowadzić grupę do celu, czyniąc spotkanie efektywnym. Zdobycie kompetencji facylitatora wymaga realnego zaangażowania, zdobywania wiedzy i umiejętności, ćwiczenia, mierzenia się z wyzwaniami w praktyce, natomiast poczucie satysfakcji, gdy grupa dotarła do rozwiązania, które przekroczyło jej najśmielsze oczekiwania – bezcenne.

Autor

Magdalena Pęcak

Konsultant ds. projektów rozwojowych, trener, facylitator, coach

Skontaktuj się z nami

Magdalena Pęcak

Konsultant ds. projektów rozwojowych, trener, facylitator, coach

508 140 650
Napisz do nas
Skontaktuj się z nami