Zamyślona młoda kobieta we fioletowym swetrze trzymająca laptopa
,

Facylitacja jako usługa – jak zewnętrzny facylitator może uczynić spotkania bardziej efektywnymi?

Magdalena Pęcak
Mimo że nie lubię uogólnień, zaryzykuję stwierdzenie, że każdy z nas chciałby prowadzić efektywne spotkania. W takich też chcielibyśmy uczestniczyć. Nic tak nie odbiera energii i motywacji jak marnotrawienie czasu i sił na bezproduktywne rozmowy.
Przeczytanie tego artykułu zajmie Ci: 3 min

Z tego artykułu dowiesz się:

Po co w ogóle facylitator? Jaka jest jego rola i wpływ na przebieg spotkania?

Każde spotkanie potrzebuje osoby prowadzącej. W sytuacji, gdy chcemy przedyskutować ważne tematy i podjąć decyzję czy rozwiązać problem, z którym borykamy się w organizacji, rola osoby prowadzącej nabiera jeszcze większego znaczenia. Okazuje się bowiem, że przydałaby się struktura do poprowadzenia sensownej rozmowy, sposób, w jaki wyłonimy decyzję, że trzeba zarządzić ludźmi, którzy mówią jednocześnie i czasem gotowi są się pokłócić. W takich sytuacjach z pomocą przychodzi facylitator, który posiada umiejętność efektywnej pracy z grupami. Jeśli w organizacji jest kompetentna osoba, z której pomocy można skorzystać, to z pewnością daje większą niezależność i przyspiesza proces. Są jednak sytuacje, w których warto sięgnąć po osobę z zewnątrz.

Dlaczego facylitator z zewnątrz? Jak jego obecność wpływa na efektywność spotkań?

Wyobraź sobie spotkanie, w którym uczestniczą przedstawiciele działu sprzedaży, produkcji i marketingu. Ich zadaniem jest wypracowanie rozwiązań w obszarze współpracy i komunikacji, które wyraźnie szwankują, co przekłada się na błędy i w efekcie na brak zadowolenia ostatecznego odbiorcy. Ostatnio klient, który zgłosił reklamację, nie zostawił na waszej organizacji suchej nitki. Spotkanie, które w tej sytuacji trzeba zorganizować, oczywiście może mieć różny przebieg, ale nie możemy wykluczyć napięcia, przerzucania się winą, szukania kozła ofiarnego i znajdywania innych obszarów wymagających usprawnienia, żeby tylko nie zajmować się tym, co nie działa we współpracy tych zespołów.

A teraz przyjrzyjmy się, co może wnieść zewnętrzny facylitator, o co trudno będzie osobie z organizacji.

  • Neutralność wobec wypracowywanego rozwiązania. Zewnętrzny facylitator może podejść do niego z otwartością, bez przekonań, że to jest lub nie jest „u nas” możliwe, bez wyobrażania sobie, co to będzie oznaczało dla mnie i mojej pracy.
  • Otwartość połączona z emocjonalnym dystansem wobec poszczególnych osób biorących udział w sesji. Zewnętrzny facylitator zwykle nie ma z uczestnikami osobistych relacji, historii znajomości, wypracowanych opinii na ich temat, które mogłyby wpływać na przebieg sesji. Nie ma również swojego stanowiska wobec np. przytaczanych przykładów zaistniałych, trudnych sytuacji pomiędzy nimi.
  • Doświadczenie podobnych sesji facylitacyjnych zrealizowanych w innych organizacjach, które pozwala szerzej spojrzeć na zagadnienie, jak również pomaga lepiej się przygotować, uwzględniając ryzyka, które mogą wystąpić podczas sesji.
  • Wiarygodność w oczach odbiorców. Osoba z zewnątrz może być oczywiście postrzegana jako „wysłannik” zamawiającego, ale praktyka pokazuje, że często, szczególnie w trudnych sytuacjach, ludziom łatwiej jest pracować z nieznaną im osobą. Nie mają wobec niej tylu założeń, co wobec osób z organizacji i realnie wyczuwają jej neutralność. I choć również ona może być obciążana przez uczestników odpowiedzialnością za dostarczenie rozwiązania, „zmuszana” do opowiedzenia się po którejś ze stron czy atakowana, gdy napięcie emocjonalne będzie wysokie, to będzie jej dużo łatwiej się przed tym obronić i kontynuować sesję.
  • Rozbudowany warsztat pracy. Osoba z zewnątrz, jeśli to osoba, która głównie zajmuje się facylitowaniem, pewnie będzie miała duży zasób struktur, narzędzi i metod, dzięki czemu dopasuje sposób pracy do grupy i wyzwania, zapewniając tym samy efektywne spotkania także w dłuższych procesach facylitacyjnych.

Co kryje się pod pojęciem „facylitacja jako usługa”?

Zewnętrzna usługa facylitacji to konkretny wydatek dla organizacji (zostawiając zupełnie na boku koszt pracy uczestników spotkania). Może się wydawać, że jest on nieadekwatny do zaangażowania facylitatora, przecież to tylko trzy, cztery czy pięć godzin spotkania. W rzeczywistości jednak realizacja takiej usługi oznacza podjęcie odpowiedzialności za często niełatwy proces i obejmuje szereg kroków, które opisane są poniżej.

  • Diagnoza (opcjonalnie) – jeśli problem jest złożony, a Zamawiający nie ma sprecyzowanego celu i wystarczającego oglądu sytuacji zdarza się, że potrzebne są dodatkowe wywiady diagnostyczne, by uchwycić wyzwanie, z którym mierzy się organizacja czy dana grupa.
  • Spotkanie kontraktujące, podczas którego uzgadniane są cele i oczekiwane rezultaty. To również okazja do rozmowy o składzie grupy – w niektórych sesjach wynika on wprost z zagadnienia, którym się zajmujemy, w innych sytuacjach uczestnicy są dobierani wg ustalonego klucza. Podczas takiego spotkania lub po nim, może być również wspólnie wypracowany komunikat, który będzie zaproszeniem do udziału w sesji.
  • Zaprojektowanie sesji, przygotowanie potrzebnych materiałów.
  • Przeprowadzenie spotkania – przy bardzo wymagających sesjach może być zaangażowanych dwóch facylitatorów, a w przypadku dużych grup, nawet kilku.
  • Raport podsumowujący, zawierający wyniki poszczególnych etapów sesji i ostateczne rezultaty pracy grupy.
  • Spotkanie podsumowujące (opcjonalnie) – w przypadku kluczowych sesji spotkanie ma na celu podsumowanie przebiegu sesji i ustalenie dalszych działań.

Do jakich spotkań warto zaprosić zewnętrznego facylitatora?

Jeśli efektywne spotkania, w których uczestnicy mogą wyrazić swoje opinie i wypracować rozwiązania, są istotne dla Ciebie i Twojej organizacji, warto zainwestować w przygotowanie osób z firmy do ich prowadzenia. Wciąż jednak zdarzać się będą sytuacje, w których warto będzie skorzystać z usługi zewnętrznej. Przykłady takich wyzwań to:

  • Sesje strategiczne;
  • Trudności we współpracy pomiędzy zespołami;
  • Sesje kreatywne, kluczowe dla organizacji;
  • Projektowanie nowych procesów;
  • Wypracowanie nowej struktury organizacyjnej;
  • Podsumowanie projektu, uczenie się z doświadczenia;
  • Zdefiniowanie istoty problemu (gdy nie jest jasny i sprecyzowany, ale wiadomo, że jest) i obszarów wymagających zmian.

Oprócz tematyki, argumentem za skorzystaniem z zewnętrznej usługi może być również wymagający skład uczestników spotkania, na przykład udział osób pozostających w zależności służbowej, osób o sprzecznych interesach, członków zespołów interdyscyplinarnych czy grup wielokulturowych.

Podsumowując – zaproszenie zewnętrznego facylitatora do poprowadzenia jednego, bądź cyklu spotkań, pociąga za sobą szereg korzyści. Neutralność, doświadczenie, merytoryczne wsparcie przez cały czas realizacji usługi, to tylko wybrane z nich. Nowa jakość spotkań pozwala uczestnikom uczyć się bardziej konstruktywnych i efektywnych sposobów pracy, dzięki czemu spotkania zaczynają spełniać swoją prawdziwą funkcję, stając się platformą do dyskusji i wypracowywania rozwiązań.

Jeśli chcesz skorzystać ze wsparcia zewnętrznego facylitatora wejdź na stronę: Facylitacja

Może Cię jeszcze zainteresować: