Facylitacja w pigułce – definicja, opis roli i wymagane umiejętności
Przeczytanie tego artykułu zajmie Ci: 5 min
W tym artykule znajdziesz:
Co to facylitacja? Pojęcie i definicję facylitatora zna coraz więcej osób, a wiele firm obserwuje pozytywne efekty zatrudnienia specjalisty z tego zakresu. Facylitacja wprowadza nową jakość do organizacji. Wykorzystuje różnorodność i potencjał pracowników do wypracowania przez nich nowych rozwiązań. Specjalistyczne umiejętności poszczególnych członków organizacji są podstawą jej działania. Wartością dodaną, jaką wnosi facylitacja, jest zwiększenie współpracy w zespole, który z zaangażowaniem pracuje na rzecz wspólnego celu.
Facylitacja definicja
„Facile” z łaciny oznacza „łatwy” i jest to adekwatne odzwierciedlenie tego, czym charakteryzuje się facylitacja. Ma ona przede wszystkim ułatwiać wypracowanie rozwiązania – pomysłu, planu, decyzji – z którym będą się identyfikować wszyscy uczestnicy spotkania. Facylitator nie jest trenerem, coachem czy moderatorem. Jego głównym zadaniem jest przeprowadzenie wszystkich uczestników przez proces dojścia do najlepszego określonego przez grupę rezultatu w najbardziej efektywny sposób.
Facylitacja definicja:
Sposób pracy z grupami podczas spotkań umożliwiający osiągnięcie jak najlepszych jakościowo rezultatów w optymalnym czasie i z wykorzystaniem potencjału wszystkich i grupy jako całości.
Facylitator kto to? – definicja
Choć facylitator nigdy nie stanie na konkretnym stanowisku w odniesieniu do danego problemu ani nie zasugeruje, które rozwiązanie jego zdaniem ma większe szanse powodzenia, to jego rola w procesie zarządzania pracą zespołu jest nieoceniona. Facylitacja grupowa polega na uruchamianiu potencjału poszczególnych pracowników. Niektóre osoby, zapytane o znajomość tej metody pracy, przywołują różne techniki facylitacji, na przykład swoje doświadczenie z burzą mózgów („brain storm”), podczas której każdy z obecnych zgłasza swoje propozycje rozwiązania danego zagadnienia bez oceniania pomysłów innych. Facylitacja to jednak o wiele więcej. To spójna metodyka obejmująca założenia, narzędzia pracy, konkretne interwencje. Jej szczególną wartością jest możliwość uwzględnienia różnic, które często dzielą uczestników tak bardzo, że wspólna praca staje się dużym wyzwaniem.
Zadaniem facylitatora jest umiejętne kierowanie pracą grupy i komunikowanie się w taki sposób, który sprzyja podążaniu za wspólnie wyznaczonym celem tej pracy. Facylitator jest obecny na każdym etapie spotkania. Prezentuje neutralną postawę względem uczestników. Jeśli odchodzą oni od ważnych wątków (rozpraszają się, rozmowy przechodzą w dygresje niezwiązane z tematem), ponownie próbuje zebrać ich uwagę. Pobudza kreatywność uczestników, korzystając z technik twórczego myślenia i rozwiązywania problemów. Nigdy nie zajmuje konkretnego stanowiska w czasie spotkań, jedynie zadaje dodatkowe pytania, pokazując odmienne spojrzenie na wiele kwestii.
Co musi umieć facylitator?
Co ciekawe, facylitator nie musi być wykwalifikowany w branży, w której pracuje wraz z zespołem. Jak wspomniano wyżej – jego wiedza merytoryczna na temat danego problemu właściwie się nie przydaje, a wręcz może utrudniać działanie w roli. Jest on ekspertem od procesu grupowego, a nie (jak mogłoby się wydawać) trenerem czy specjalistą danego obszaru. Musi natomiast wykazywać się umiejętnościami komunikacyjnymi oraz psychologicznymi w kontekście pracy z grupą. Taka osoba odpowiada za stworzenie środowiska sprzyjającemu współpracy. Dba o bezpieczne warunki pracy i pilnuje przestrzegania kontraktu.
Facylitator powinien również:
- Konstruktywnie reagować na trudne sytuacje – podczas realizacji różnego rodzaju zadań może dochodzić do napięć, konfliktów, różnicy zdań. Facylitator je dostrzega i odpowiednio reaguje.
- Prezentować zaangażowaną i cierpliwą postawę – może się zdarzyć, że pracownicy nie będą zbyt poważnie traktować facylitatora. Jako ekspert od procesu może wzbudzić zaciekawienie, ale także niepokój. Swój autorytet udowadnia sposobem pracy. Dobiera takie techniki, by angażować uczestników. Elastycznie reaguje na potrzeby grupy. Wsłuchuje się w informacje płynące w jego kierunku i w razie potrzeby dokonuje zmian w sposobie prowadzenia spotkania.
- Aktywnie i uważnie słuchać – wspomniane wyżej zaangażowanie z pewnością będzie wyrażało się w aktywnym i uważnym słuchaniu tego, co mają do powiedzenia pracownicy wraz ze stanowiskiem, które reprezentują. Facylitator nie powinien oceniać oraz narzucać swojego zdania.
- Dbać o realizację celu spotkania – podczas pracy grupowej uczestnicy podlegają dystraktorom, mogą mieć problem z koncentracją i utrzymaniem uwagi, mierzą się również ze stresem lub sytuacjami konfliktowymi. Zadaniem facylitatora jest skupienie na celu, który realizuje grupa, na rezultacie, który ma zostać wypracowany.
Facylitator powinien poprowadzić spotkanie tak, aby to uczestnicy, wykorzystując swoją wiedzę i potencjał, samodzielnie wypracowali rozwiązanie w najkrótszym możliwym czasie. Bardzo starannie przygotowuje się on do pełnionej przez siebie roli.
Pułapki facylitacji
Choć techniki facylitacji sprzyjają pracy zespołowej, nie mogą być wykorzystywane w każdym kontekście. Przed podjęciem decyzji o przeprowadzeniu sesji facylitowanej należy zastanowić się, czy to najbardziej adekwatna metoda.
- Czy problem jest trudny do rozwiązania?
- Czy pomocne będą różnorodne perspektywy?
- Czy uczestnicy sesji będą później zaangażowani we wdrażanie rezultatów?
Jeśli tak, warto zainwestować czas pracowników oraz środki organizacji, by z dużym zaangażowaniem wejść w problem. Dobre facylitowanie może znacząco przyczynić się do wypracowania skuteczniejszego rozwiązania dzięki wzmocnieniu otwartej komunikacji i kreatywnego myślenia. Jeśli jednak decyzja do podjęcia wydaje się łatwa, może ją zatwierdzić jedna lub dwie osoby, osoby potencjalnie zaangażowane w spotkanie nie są związane z danym zagadnieniem, nie warto nadmiernie komplikować tego procesu.
Kolejna kwestia to odpowiednie przygotowanie uczestników. Ważne jest, aby byli oni świadomi roli facylitatora i celu sesji facylitacyjnej. Jeśli organizacja stosuje facylitację od dłuższego czasu i jest to sposób pracy obecny we wszystkich działach, prawdopodobnie facylitator lub osoba odpowiedzialna ze strony organizacji (dział HR, team leader, właściciel) poświęcą na przygotowanie mniej czasu. Jeśli jednak facylitacja jest nową metodą pracy w danej organizacji, pierwszy raz będzie wykorzystywana w danym zespole, zaproszone zostaną osoby, które nie miały okazji jej doświadczyć, konieczne będzie wcześniejsze wprowadzenie uczestników w ten sposób pracy.
Nie powinni oni przychodzić na warsztat z pytaniami „facylitator – kto to?”, „facylitacja – co to?”, a jedynie ciekawością samej pracy w praktyce. Warto uprzedzić, że w trakcie sesji facylitacyjnej uczestnicy są w nią maksymalnie zaangażowani, są ekspertami w danym temacie. Czekają ich prace w grupach oraz parach, wspólne myślenie i dzielenie się wnioskami. Każdy z nich będzie miał możliwość wypowiedzenia się. Przede wszystkim – każdy będzie musiał zaakceptować cel danego spotkania, by aktywnie pracować na jego rzecz. Sesja facylitacyjna różni się od szkolenia, w którym to prowadzący pełni rolę eksperta i przekazuje wiedzę uczestnikom. W facylitacji to uczestnicy są głównymi ekspertami i wspólnie tworzą rozwiązania. By osiągnąć cele facylitacji, należy zadbać o warunki otoczenia, w jakim przebiega spotkanie. Szczególnie istotne jest to podczas spotkania online. Uczestnicy powinni mieć włączone kamery oraz mikrofony, powinni mieć warunki do swobodnej pracy – bez drugiej osoby czy domownika w pokoju, z możliwością rozmawiania o swojej firmie i realizowanych projektach (co może być utrudnione podczas pracy z miejsca publicznego, np. kawiarni).
Facylitacja we współczesnych przedsiębiorstwach
Popularność facylitacji w Polsce rośnie. Już wiele firm, które ją poznało, próbuje tego sposobu pracy we własnych strukturach. Często mimo zatrudnienia świetnie wykwalifikowanych i wyszkolonych w danej branży osób, zespoły mają problemy z efektywną i jakościową współpracą. Powód nie jest zaskakujący – wysokie kwalifikacje merytoryczne i specjalistyczne nie są najważniejszymi elementami w procesie komunikacji. Ludzie różnią się, zarówno pod kątem charakteru, przyzwyczajeń, jak i głęboko zakorzenionych przekonań i wartości. Czasem różnice są tak duże, że współpraca nie jest możliwa lub wiąże się z dużymi kosztami emocjonalnymi. Kreatywna praca nad wspólnym zagadnieniem zostaje zastąpiona przez frustrację.
W przeszłości nie przywiązywano do tego tak wielkiej wagi. Pracownicy mieli wyznaczone zadania i musieli je wykonać. Obecnie jednak organizacje zwracają uwagę na poszczególnych pracowników, ich pracę, a także na całe grupy i zespoły jako dodatkowy zasób dla biznesu. Gdy pojawiają się zagadnienia przekraczające poziom wiedzy i umiejętności jednego pracownika, często korzysta się z metod pracy grupowej. Takie działanie, mimo dobrych intencji, nie zawsze się sprawdza. Uczestnicy mogą nie chcieć współpracować i angażować się w „nieswoje” problemy.
W takich momentach z odpowiedziami przychodzi facylitacja. Skorzystanie z usług specjalisty pomoże w zarządzeniu pracą grupy w taki sposób, aby mogła ona efektywnie wypracować najlepsze rezultaty, angażując wszystkich uczestników spotkania. Taka osoba będzie uważna na wszystko, co dzieje się w grupie. Będzie wracała do celu, który został wspólnie zaakceptowany. Facylitator jest w organizacji dużą wartością. Może on działać podczas projektów angażujących całą firmę np. związanych z kulturą organizacyjną lub wprowadzaniem zmian strategicznych, jak i przy działaniach lokalnych, na poziomie zespołu podczas planowania, szukania rozwiązań, ewaluacji projektów. Większa autonomia pracowników, zaproszenie ich do tworzenia rozwiązań z pewnością przyczynią się do wzrostu poziomu zadowolenia i zaangażowania. To zaś jest celem większości organizacji – efektywna praca na rzecz wspólnych wartości.
Jeśli chcesz korzystać z możliwości, jakie daje facylitacja i wdrażać ten sposób pracy do swojej organizacji, zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami oferty Szkoły Facylitatorów Wszechnicy UJ. Dzięki udziałowi w szkoleniu dowiesz się, jak pomagać zespołom rozwiązywać problemy i osiągać cele. Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej o naszym programie i rozpocząć swoją podróż w roli facylitatora.
Może Cię jeszcze zainteresować:
Jak diagnozować potrzeby rozwojowe menedżerów?
Webinarium, w trakcie którego w oparciu o przykłady narzędzi i studia przypadków pokażemy, jak diagnozować potrzeby rozwojowe menedżerów.
Razem czy osobno? Cena indywidualizmu
Nie licząc roweru, transport publiczny jest najlepszym środkiem komunikacji. Publiczny, dostępny dla większości, z definicji dość egalitarny, poza tym relatywnie ekologiczny i tani. Możemy tam
Sposoby na wzmacnianie odporności organizacji
Gdyby tak pomyśleć o odporności całej organizacji, to co by to oznaczało? Na jakie istotne kwestie, by się przekładało? Zapraszamy na warsztat, podczas którego wspólnie