Doświadczenie wielu spotkań podpowiada, że często dyskusja to za mało, by wyłonić decyzję, a przeprowadzenie burzy mózgów nie przekłada się na morze pomysłów, choć teoretycznie zrobiliśmy wszystko, jak należy. Dzieje się tak dlatego, że konkretne wyzwania wymagają różnych struktur pracy, sekwencji działań i narzędzi. Znajomość tych struktur pozwala w logiczny sposób przejść przez cały proces pracy i dojść do celu. Zobaczmy to na przykładzie spotkania kreatywnego, podczas którego uczestnicy mają wypracować pomysły na świąteczne prezenty dla kluczowych klientów. Główne etapy, które pojawią się w strukturze takiego spotkania to: przygotowanie do pracy kreatywnej, wygenerowanie jak największej liczby pomysłów, również nowych i nieszablonowych, następnie zawężenie puli pomysłów, np. w oparciu o wypracowane kryteria, doskonalenie pomysłów i wreszcie podjęcie ostatecznej decyzji. Każdy z tych etapów doświadczony facylitator wypełnia odpowiednimi narzędziami, by uzyskać efekty pozwalające na dalszą pracę i dojście do rozwiązania. Gdy w ten sposób popatrzymy na spotkanie, wynajem eksperta facylitacji wydaje się być zasadnym rozwiązaniem, zakładając że poruszany temat jest istotny dla organizacji a rozwiązanie nie jest oczywiste.